Incluido en la revista Ocronos. Vol. IX. N.º 10–Octubre 2026.
Pág. Inicial: Vol. IX; N.º 10: 488
Autor principal (primer firmante): Ionela Samson
Fecha recepción: 02/10/2026
Fecha aceptación: 29/10/2026
Ref.: Ocronos. 2026;9(10): 488
Autores:
- Ionela Samson
- Maria Cristina Zapater Piracés
- Roxana Cirac Collados
- Nuria De La Hoya Millán
- Natalia Ruiz Oro
- Maria Del Rosario Zapater Piracés
Categoría profesional: Total staff.
Resumen
La realización de un ensayo clínico con medicamentos no es algo sencillo o una decisión personal, nos exige coordinar requisitos científicos, éticos, jurídicos y también administrativos para proteger a los participantes y garantizar además la fiabilidad de los resultados. En España, el procedimiento se integra en el marco europeo establecido por el Reglamento (UE) 536/2014 y se desarrolla con la normativa nacional, con intervención de la Agencia Española de Medicamentos y Productos Sanitarios y de los Comités de Ética de la Investigación con medicamentos.
La presentación de solicitudes a través de CTIS, la autorización de modificaciones, las comunicaciones de seguridad y la publicación de resultados son todas parte de un proceso muy regulado durante todo el ciclo del ensayo. Por otra parte, la correcta gestión del archivo maestro, registros del centro y documentos electrónicos es también de gran importancia para conservar la trazabilidad y responder si hubiera auditorías o inspecciones.
Palabras clave: ensayo clínico, investigación clínica, regulación sanitaria, AEMPS, CEIm, CTIS, buena práctica, consentimiento, archivo maestro, protección de datos, farmacovigilancia, promotor, investigador.
Introducción
Los ensayos clínicos son una actividad que une lo asistencial y científico, sometida a una supervisión muy rigurosa. Antes de administrar un medicamento en investigación no es suficiente con escribir un protocolo bien diseñado, sino que hay que acreditar que los riesgos se han reducido de forma razonable, la información dada a los participantes es comprensible y que existen medios para controlar el estudio. La regulación actual considera el ensayo como un proceso completo, desde la preparación de la solicitud hasta la comunicación de resultados y la conservación del archivo. Para nosotros, los profesionales sanitarios, estudiar este recorrido nos facilita el cumplimiento normativo, y mejora la coordinación entre involucrados.
Marco jurídico europeo y español
El marco básico de los ensayos clínicos con medicamentos en la Unión Europea lo podremos encontrar en el Reglamento (UE) 536/2014, cuya finalidad es coordinar los procedimientos entre Estados miembros de dicha Unión, apoyando la evaluación coordinada de los estudios multinacionales y todo con un nivel alto de protección de los participantes. Al tratarse de un reglamento europeo, sus disposiciones son directamente aplicables, aunque convivan con normas nacionales en aspectos organizativos, éticos, contractuales o de responsabilidad.
En España, concretamente, el Real Decreto 1090/2015 es lo que regula los ensayos clínicos con medicamentos, los Comités de Ética de la Investigación con medicamentos (CEIm), y el Registro Español de Estudios Clínicos. Y no podemos olvidar la ley sobre medicamentos, la normativa de protección de datos, las reglas sobre autonomía del paciente y las exigencias de buena práctica clínica. Como podemos ver, la complejidad es muy alta, pero las razones de esto lo merecen.
Desde el 31 de enero de 2023, CTIS es el punto de entrada único para nuevas solicitudes de ensayos clínicos con medicamentos en la Unión Europea y el Espacio Económico Europeo. Reúne la presentación inicial, las respuestas a preguntas realizadas, las modificaciones con impacto, notificaciones durante el estudio y comunicación de resultados. Esta centralización va en paralelo a las particularidades nacionales. La documentación de la parte II, los contratos con los centros, los seguros y algunos requisitos lingüísticos continúan dependiendo del Estado en el que se vaya a realizar el ensayo.
Responsabilidades
El promotor es responsable de iniciar, organizar y financiar el ensayo, con el deber de implantar un sistema de calidad proporcionado al riesgo, eligiendo centros e investigadores del nivel requerido, garantizar la vigilancia de la seguridad y mantener el archivo. Puede delegar actividades en una organización de investigación por contrato, pero en ese caso debe quedar documentada y no elimina su responsabilidad.
El investigador principal responde de la realización del ensayo en el centro y entre sus funciones están cumplir el protocolo, obtención del consentimiento informado, supervisión del equipo, comunicación de acontecimientos adversos y custodia de registros. Las funciones delegadas deben asignarse a profesionales con formación y experiencia suficientes, con constancia de quién realiza cada actividad y desde qué fecha.
El CEIm evalúa los aspectos éticos, metodológicos y jurídicos que afectan a los participantes. Revisa el protocolo, la hoja de información, el procedimiento de consentimiento, la idoneidad del equipo investigador, la compensación, la cobertura de responsabilidad y las medidas de protección de datos. La AEMPS actúa como autoridad competente para la autorización y supervisión regulatoria en España. Aunque sus competencias son distintas, la evaluación es coordinada dentro del procedimiento europeo.
Preparación y presentación de la solicitud
Antes de presentar una solicitud es necesario completar algunos preparativos, como que el promotor debe estar registrado en los sistemas europeos, identificar a las organizaciones participantes y comprobar que se tienen usuarios con los permisos. Una mala gestión de las cuentas y funciones en CTIS retrasará respuestas a requerimientos o comunicaciones que dependan de plazos.
El expediente se divide en dos grandes bloques. La parte I que es la que incluye la documentación común sobre justificación científica, protocolo, beneficios y riesgos, los medicamentos bajo investigación y, cuando corresponda, fabricación, etiquetado y cumplimiento de las normas de fabricación.
La parte II es la que tiene los aspectos de cada país, como son la hoja de información al participante, consentimiento informado, procedimientos de selección, compensación, protección de datos, idoneidad del investigador y de las instalaciones, y cobertura de responsabilidad. En España se usarán los modelos y criterios publicados por la AEMPS cuando resulten aplicables.
Cada centro debe tramitar el contrato con el promotor, acordando los costes, organizar la gestión del medicamento y cerrar los circuitos internos. Recordemos que la autorización regulatoria no sustituye el contrato ni la conformidad del centro. La contratación solo comenzará cuando se hayan obtenido todas las aprobaciones y autorizaciones y el centro esté preparado para ejecutar el protocolo.
Evaluación, autorización y respuesta a requerimientos
Tras la presentación, el expediente pasa por validación y comprueba que la solicitud está completa y según reglamento. Luego se inicia la evaluación científica, regulatoria y ética, momentos en los que pueden emitirse solicitudes de información. Las respuestas deben coordinarse con rapidez, pero siendo consistentes o tocará repetir proceso.
En la práctica, es bueno que el promotor mantenga control centralizado de preguntas, responsables, documentos afectados y versiones si van cambiando, ya que incluso una respuesta puede modificar el protocolo, consentimiento, manual de farmacia o el plan de análisis. Si estos cambios no se trasladan a todos los documentos, aparecen discrepancias que pueden dar lugar a nuevas aclaraciones.
La decisión final debe revisarse con atención, porque puede contener condiciones o limitar procedimientos. Una vez autorizada la solicitud, el equipo del centro necesita trabajar con la versión aprobada de cada documento. También debe demostrarse que los profesionales recibieron la documentación correcta y la formación necesaria antes de aplicar los procedimientos.
Modificaciones y obligaciones durante el ensayo
Un ensayo autorizado continúa sometido a control, ya que, si hay cambios que puedan incidir en la seguridad o derechos de los participantes, o en la fiabilidad de los datos, se necesitaría una modificación previa a su aplicación. Otros cambios menores se gestionan como modificaciones no sustanciales o actualizaciones.
La clasificación debe quedar razonada. Presentar como menor una modificación que afecta al balance beneficio-riesgo puede generar un incumplimiento e igualmente comunicar como importante cualquier ajuste administrativo también puede sobrecargar el procedimiento. Resulta aconsejable documentar la valoración, identificar los registros afectados y comprobar si el cambio exige nueva formación, actualización del consentimiento o información a participantes ya incluidos.
Durante la ejecución deben comunicarse los hitos, como el inicio del ensayo, reclutamiento, una suspensión temporal, reinicio, finalización anticipada o el cierre. La seguridad requiere de circuitos diferenciados para acontecimientos adversos graves, sospechas de reacciones adversas graves e inesperadas, medidas urgentes de seguridad e incumplimientos graves. Cada centro debe conocer qué debe comunicar, a quién y por qué vía, sin confundir la notificación clínica interna con la comunicación regulatoria del promotor.
Al finalizar, se notifican las fechas de terminación y se presentan los resultados dentro de los plazos aplicables. La comunicación incluye el resumen científico y un resumen redactado para población general. La transparencia es una obligación relacionada con la utilidad social de los datos obtenidos y con el compromiso asumido ante quienes participaron.
Consentimiento y protección de datos
El consentimiento informado es un proceso de comunicación en el que la persona debe recibir información sobre la finalidad del estudio, procedimientos, riesgos, alternativas, tratamiento de sus datos y muestras, y su derecho a retirarse. El investigador debe comprobar que la decisión es libre y que existe tiempo razonable para formular preguntas.
La documentación enviada a CTIS también necesita una revisión orientada a la protección de datos personales y de la información comercial confidencial. Deben prepararse versiones para uso regulatorio y publicación, evitando ocultar información de forma excesiva o dejar visibles datos innecesarios.
Archivo maestro y documentación esencial
El archivo maestro del ensayo reúne los registros que hacen posible reconstruir su diseño, ejecución, supervisión y resultados. No es tan solo un depósito que se completa al final, sino que va paralelo a las actividades del estudio. Cuando un documento se genera o se aprueba, debe archivarse en la ubicación prevista, con su versión, fecha y contexto.
El promotor mantiene su Trial Master File, mientras que el investigador y la institución conservan el archivo del centro, denominado con frecuencia Investigator Site File. Ambos son complementarios, aunque no idénticos. Determinados registros se conservan en las dos partes y otros exclusivamente en el centro, como la lista que relaciona los códigos del ensayo con la identidad de los participantes.
La integridad del archivo exige que la información sea atribuible, legible, contemporánea, original o copia certificada, exacta y completa. En un entorno electrónico también se necesitan controles de acceso, historial de cambios, copias de seguridad y validación del sistema.
Conclusiones
La regulación de los ensayos clínicos acompaña al estudio desde su preparación hasta muchos años después de su cierre. La autorización mediante CTIS, la evaluación coordinada por las autoridades y los CEIm, la contratación con los centros y las comunicaciones de seguridad necesitan de una gestión ordenada y continua. De la misma manera, el archivo debe mantenerse actualizado, trazable y accesible desde el inicio y en paralelo a los hechos que se vayan sucediendo.
La evolución hacia registros electrónicos aporta agilidad, pero obliga a reforzar el control de accesos, metadatos, validación y conservación. Para nosotros como profesionales, entender todo esto protege tanto a los participantes como a la institución y a nosotros mismos, dando un mejor trabajo. En investigación, documentar no consiste en acumular papeles, sino en demostrar que las decisiones, procedimientos, herramientas y personal fueron adecuados.
Bibliografía
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