Incluido en la revista Ocronos. Vol. IX. N.º 11–Noviembre 2026.
Pág. Inicial: Vol. IX; N.º 11: 48
Autor principal (primer firmante): Roxana Cirac Collados
Fecha recepción: 05/10/2026
Fecha aceptación: 01/11/2026
Ref.: Ocronos. 2026;9(11): 48
Autores:
- Roxana Cirac Collados
- Nuria de la Hoya Millán
- Natalia Ruiz Oro
- Maria del Rosario Zapater Piracés
- Ionela Samson
- Maria Cristina Zapater Piracés
Categoría profesional: Total staff.
Palabras clave: Microsoft Access; bases de datos; gestión de la información; gestión sanitaria; administración sanitaria; sistemas de información.
Introducción
En los centros sanitarios se genera diariamente una enorme cantidad de información. Datos de pacientes, citas, profesionales, material, proveedores, pedidos, revisiones, inventarios o estadísticas forman parte de la actividad habitual de hospitales, centros de salud y otras instituciones sanitarias. Para gestionar correctamente todos estos datos es necesario disponer de herramientas que permitan almacenarlos, organizarlos y consultarlos de una manera sencilla.
Desarrollo
Una de estas herramientas es Microsoft Access, un programa de gestión de bases de datos desarrollado por Microsoft. Aunque existen sistemas informáticos sanitarios mucho más complejos, Access puede resultar útil para determinados trabajos administrativos y de organización de información, especialmente cuando se necesita crear una pequeña base de datos adaptada a unas necesidades concretas.
Microsoft Access es un sistema de gestión de bases de datos relacionales. Su función principal es permitir almacenar información de forma estructurada para poder posteriormente buscarla, modificarla, relacionarla y obtener informes.
A diferencia de una hoja de cálculo, en la que los datos suelen organizarse principalmente en filas y columnas, una base de datos permite establecer relaciones entre diferentes conjuntos de información.
Por ejemplo, en un centro sanitario podría existir una tabla con los datos de los profesionales, otra con los servicios y otra con determinados registros administrativos. Access permite relacionar estas tablas para evitar tener que introducir repetidamente la misma información.
El programa forma parte del entorno Microsoft 365 y de determinadas versiones de Microsoft Office, aunque su disponibilidad depende de la licencia utilizada.
Access utiliza diferentes elementos para construir y gestionar una base de datos. Los principales son las tablas, consultas, formularios, informes y macros.
Las tablas son el lugar donde se almacenan los datos. Pueden contener, por ejemplo, información sobre proveedores, productos sanitarios o pedidos.
Las consultas permiten buscar y seleccionar información siguiendo determinados criterios. Por ejemplo, se podría realizar una consulta para localizar todos los pedidos realizados durante un determinado periodo o todos los productos suministrados por un proveedor concreto.
Los formularios facilitan la introducción y consulta de información. En lugar de trabajar directamente sobre una tabla, el usuario puede disponer de una pantalla diseñada para introducir los datos de manera más sencilla.
Los informes permiten presentar la información de forma organizada para su consulta, impresión o análisis. Por ejemplo, podrían utilizarse para elaborar listados de pedidos, inventarios o determinadas estadísticas administrativas.
Las macros permiten automatizar algunas tareas. Su utilización puede ahorrar tiempo cuando determinadas operaciones se realizan de forma repetitiva.
En el ámbito sanitario, Access puede utilizarse para determinadas necesidades de gestión y organización de información que no requieran un sistema corporativo complejo.
Uno de sus posibles usos es el control de material sanitario. Una base de datos puede recoger información sobre productos, cantidades disponibles, proveedores, fechas de pedido o entradas y salidas de material.
También puede emplearse para gestionar pedidos y proveedores. Por ejemplo, un centro podría registrar qué productos solicita, a qué proveedor se realiza cada pedido y cuándo se efectúa la compra. Posteriormente, mediante consultas, sería posible localizar rápidamente determinada información.
Otra posibilidad es la gestión de inventarios. Una base de datos correctamente diseñada permite conocer qué recursos están disponibles y obtener listados según diferentes criterios.
También puede utilizarse en determinadas tareas administrativas relacionadas con profesionales, formación, mantenimiento, documentación o seguimiento de actividades.
Sin embargo, es importante diferenciar estos usos administrativos de la gestión de la historia clínica. Los datos sanitarios de los pacientes son especialmente sensibles y su tratamiento debe realizarse dentro de los sistemas y procedimientos autorizados por la organización sanitaria. Access no debe utilizarse de manera improvisada para almacenar información clínica de pacientes fuera de los sistemas corporativos establecidos.
Una de las principales ventajas de Access es que permite crear bases de datos sin necesidad de tener conocimientos avanzados de programación. Su entorno gráfico facilita que determinados usuarios puedan diseñar soluciones adaptadas a necesidades concretas.
Otra ventaja es la posibilidad de relacionar diferentes tipos de información. Esto permite evitar duplicidades y facilita las búsquedas.
También resulta útil para generar consultas e informes. Una vez introducidos los datos, el usuario puede obtener información siguiendo diferentes criterios sin tener que revisar manualmente todos los registros.
Además, puede ser una herramienta interesante para pequeñas organizaciones o departamentos que necesiten gestionar cantidades moderadas de información y no dispongan de una aplicación específica para una determinada tarea.
Aunque ambos programas permiten trabajar con datos, no tienen exactamente la misma finalidad.
Excel está especialmente orientado al trabajo con hojas de cálculo, operaciones matemáticas, análisis y representación de datos. Access, por su parte, está diseñado específicamente para trabajar con bases de datos.
Por ejemplo, una lista sencilla de productos puede gestionarse perfectamente con Excel. Sin embargo, cuando existen diferentes tablas que necesitan estar relacionadas entre sí, Access puede ofrecer una estructura más adecuada.
La elección entre ambos dependerá de las características del trabajo, la cantidad de información y las necesidades del usuario.
En sanidad, la seguridad de los datos tiene una importancia fundamental. No todos los datos pueden almacenarse o compartirse libremente, y la información sanitaria está sometida a requisitos específicos de protección.
Por este motivo, antes de utilizar Access en un centro sanitario es necesario conocer las normas internas de la organización y determinar qué información puede registrarse en una base de datos local.
También deben establecerse medidas adecuadas para controlar quién puede acceder a la información, evitar pérdidas de datos y realizar copias de seguridad cuando corresponda.
Una base de datos creada por un trabajador para facilitar una tarea no debe convertirse en un sistema paralelo de almacenamiento de información sanitaria sin la correspondiente autorización y las garantías de seguridad necesarias.
Conclusión
Microsoft Access es una herramienta que permite crear y gestionar bases de datos de una forma relativamente sencilla. Sus tablas, consultas, formularios e informes pueden ser útiles para organizar diferentes tipos de información administrativa y de gestión.
En el ámbito sanitario puede tener aplicaciones relacionadas con inventarios, proveedores, pedidos, material o determinadas tareas administrativas. No obstante, su utilización debe adaptarse siempre a las necesidades y normas de cada organización.
Bibliografía
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