Índice
Incluido en la revista Ocronos. Vol. IX. N.º 8–Agosto 2026.
Pág. Inicial: Vol. IX; N.º 8: 930
Autor principal (primer firmante): Marta Morón Ocaso
Fecha recepción: 27/07/2026
Fecha aceptación: 23/08/2026
Ref.: Ocronos. 2026;9(8): 930
Autores:
Marta Morón Ocaso
María Celeste García Carreras
Samuel Roa Mejía
Ana María Peris Gargallo
José Luis Abenia Sancho
Marta González Tomás
Categoría profesional: TOTAL STAFF
Resumen
Cambiar a un hospital nuevo es un proceso bastante complicado y suele traer muchos problemas tanto de organización como de gestión. Durante el cambio pueden aparecer errores al citar a los pacientes, pérdida de historias clínicas, cambios en el lugar de trabajo, duplicidad de registros o fallos al adaptar los sistemas informáticos, entre otras cosas.
Además, todo esto también afecta al personal y a los usuarios, porque genera más incertidumbre, falta de información y formación, y aumenta la carga de trabajo administrativa. Por eso, lo mejor es planificar bien el traslado con tiempo, revisar los sistemas de información, formar de manera continua a los profesionales y contar con una comunicación clara y sencilla para asegurar que la atención no se vea interrumpida.
Palabras clave:
Gestión Hospitalaria; Sistemas de Información en Salud; Administración Hospitalaria; Planificación en Salud.
Introducción
La modernización de un servicio de salud implica reformar o abrir nuevos hospitales para adaptar los espacios y las estructuras a las nuevas necesidades de la población. Sin embargo, el traslado a estas nuevas instalaciones supone un reto importante para toda la plantilla del hospital. No se trata solo de mover equipos médicos y pacientes a otro lugar, sino también de afrontar un cambio organizativo profundo, con la reorganización de los procesos de trabajo, los sistemas administrativos, las agendas de los profesionales y las plataformas digitales de registro, entre otras muchas cosas.
Todo esto suele generar bastantes incidencias que, si no se coordinan bien, pueden afectar tanto a la experiencia del paciente como a la calidad de la atención. Por eso, resulta importante tener en cuenta los problemas que pueden aparecer durante el traslado y buscar formas prácticas de afrontarlos.
Errores en la gestión de citas y agenda
Al trasladar las bases de datos a un nuevo sistema o modificar la estructura de las consultas externas, suelen producirse errores como solapamientos y pérdidas de citas ya programadas que afectan directamente a los ciudadanos y repercute en la calidad de asistencia. Por otra parte, cuando los nuevos espacios asignados en las consultas no se coordinan perfectamente con los horarios de los facultativos, puede acabar sufriendo una confusión en las agendas, que puede generar que se cite a más de un paciente a la misma hora en consultas diferentes o que turnos enteros de consultas queden vacíos por errores de volcado informático. Estos problemas hacen aumentar las listas de espera de manera considerable en el período en el que se produce el traslado.
Duplicación y pérdida de documentación
Aunque vamos de camino hacia una historia clínica electrónica, todavía se convive con archivos físicos y de distinto formatos y distintos de softwares entre los centros, que hace difícil una migración de información sin pérdidas de documentación o problemas de volcado. Durante la mudanza de los archivos centrales, las historias en papel pueden verse extraviadas temporalmente, imposibilitando que el facultativo disponga de la historia del paciente en su primera consulta en el nuevo hospital. Por otro lado, la falta de una limpieza de registros en las bases de datos de usuarios antes de la transición digital provoca la aparición de duplicidades. Un mismo paciente puede acabar registrado con dos números de historia distintos, lo que divide su información médica y dificulta el proceso de diagnóstico.
Cambios de ubicación y adaptación informática
El cambio físico al nuevo edificio requiere una nueva distribución de servicios que a veces retrasan la actividad asistencial. Los pacientes, e incluso los profesionales, necesitan adaptación para encontrar las nuevas ubicaciones y a menudo se deambula perdidos por el centro si no existe una señalización adecuada o todavía no tenemos la información actualizada, lo que hace aumentar la lista de espera.
Tecnológicamente, la adaptación informática suele presentar fallos de conectividad, incompatibilidades entre softwares antiguos y redes nuevas, y caídas del sistema de admisión o facturación. Cuando las terminales de las consultas no se comunican correctamente con los distintos servicios, como laboratorios o radiología, el proceso de transformación digital del hospital se estanca por la pesada tramitación en papel.
El factor humano: incertidumbre, carga de trabajo y falta de formación
La transición al nuevo hospital supone una gran presión psicológica para la plantilla del centro. La incertidumbre sobre la nueva ubicación y los cambios en los protocolos de trabajo puede generar mucha ansiedad laboral. En muchos casos, el personal se encuentra en un entorno desconocido y sin la formación práctica suficiente para adaptarse a los nuevos programas informáticos o a los nuevos protocolos de los distintos servicios. Esto añade más estrés, ya que también aumenta el tiempo dedicado a rellenar formularios, validar datos y corregir errores informáticos, lo que incrementa notablemente la carga administrativa. Todo este agotamiento repercute de forma directa en la calidad de la atención ofrecida al paciente.
Propuestas de mejora
Una estrategia estructurada que defina protocolos y recursos a utilizar ante situaciones de emergencia o imprevistos elaborada antes del traslado al nuevo hospital, ayudará a que el cambio sea más eficiente y menos abrumador para profesionales y pacientes. Entre las propuestas, se incluyen:
- Auditoría previa de datos: Depurar y unificar estrictamente las bases de datos de los pacientes antes de iniciar cualquier volcado informático.
- Formación escalonada y simulacros: Llevar a cabo formación práctica sobre las nuevas herramientas digitales antes de la realización del traslado, a través de simulaciones de pruebas para aumentar la seguridad del profesional en el nuevo entorno.
- Plan de comunicación masiva: Comunicar a los pacientes sobre el cambio de ubicación de sus citas, con canales telefónicos, SMS, postales, etc., incrementando durante los primeros meses el personal de información en la entrada o pasillos del nuevo hospital.
- Duplicación temporal de sistemas: Mantener la cohabitación de los sistemas informáticos nuevos con los antiguos y que estos últimos puedan estar accesibles para poder resolver dudas que puedan surgir de manera inmediata.
Conclusión
La transición del personal administrativo a un nuevo hospital no consiste solo en pasar de un edificio antiguo a otro nuevo, sino que también exige una adaptación administrativa completa. Es importante no restar importancia a las medidas de cambio, ya que una mala planificación puede dificultar mucho que el traslado se haga de forma eficiente. El proceso tendrá más posibilidades de éxito si se forma al personal en los nuevos sistemas y se garantiza una correcta migración de la información. Así, el nuevo hospital podrá ofrecer un servicio administrativo adecuado y, al mismo tiempo, reducir el estrés laboral de los profesionales.
Bibliografía
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