Incluido en la revista Ocronos. Vol. IX. N.º 11–Noviembre 2026.
Pág. Inicial: Vol. IX; N.º 11: 100
Autor principal (primer firmante): Laura Fuentes Ramos
Fecha recepción: 06/10/2026
Fecha aceptación: 02/11/2026
Ref.: Ocronos. 2026;9(11): 100
Autores:
- Laura Fuentes Ramos
- Néstor López Álvarez
Categoría profesional: Auxiliar administrativo.
Palabras clave: documentación clínica; archivo hospitalario; codificación sanitaria; SESPA; continuidad asistencial.
Resumen
El correcto funcionamiento de un hospital depende de la disponibilidad inmediata de su documentación clínica. Este estudio analiza los procesos de codificación, archivo, expurgo y digitalización custodiados por el auxiliar administrativo del SESPA. Se destaca cómo la unificación de los archivos centrales optimiza la continuidad asistencial y reduce costos operativos.
Introducción
La documentación clínica constituye el soporte científico, legal y administrativo fundamental en el que se registra detalladamente toda la actividad asistencial proporcionada a un paciente. El correcto funcionamiento de un hospital y la seguridad de los actos médicos dependen directamente de la integridad, el orden y la disponibilidad inmediata de esta información. En los hospitales pertenecientes al Servicio de Salud del Principado de Asturias (SESPA), los departamentos de gestión documental afrontan un escenario complejo de transición híbrida, donde los expedientes en soporte papel tradicional de décadas anteriores coexisten y deben integrarse armónicamente con los modernos registros informáticos de la historia clínica electrónica. (1)
La responsabilidad técnica de custodiar, codificar, organizar y recuperar este volumen masivo de información recae de manera directa sobre el personal auxiliar administrativo adscrito a las unidades de admisión y archivo central. (2) La labor en este departamento exige una exhaustiva aplicación de métodos normalizados de clasificación y ordenación, tales como el sistema de numeración terminal, indispensable para evitar extravíos que rompan la continuidad asistencial del paciente. Asimismo, el auxiliar administrativo desempeña un rol crítico en los comités de expurgo, encargados de evaluar qué documentación histórica debe conservarse en papel por motivos legales y cuál debe ser digitalizada o destruida de forma segura. Una gestión documental deficiente produce retrasos críticos en la actividad quirúrgica y en las consultas externas, incrementando de manera paralela los costes logísticos por almacenamiento físico, lo que justifica la necesidad de protocolizar rígidamente estos circuitos administrativos. (3)
Objetivos
Objetivo general
Evaluar la eficiencia operativa de los procesos de archivo y digitalización de historias clínicas tradicionales en el ámbito del SESPA.
Objetivos específicos
- Determinar el tiempo promedio empleado en la localización y entrega de expedientes físicos solicitados por urgencias.
- Describir el circuito administrativo establecido para el expurgo seguro de documentación clínica obsoleta.
Métodos
Se realizó un estudio de mejora de procesos en un servicio de archivo central hospitalario. Se midió con precisión el tiempo de respuesta ante peticiones urgentes de historias clínicas antes y después de reorganizar físicamente los depósitos mediante el método de numeración terminal y de acelerar el proceso de escaneo e indexación sistemática de documentación antigua.
Resultados
Tras la reorganización física de los depósitos y la aplicación de la codificación estandarizada, el tiempo medio de localización de expedientes físicos se redujo drásticamente de 45 a 12 minutos. El proceso de digitalización permitió indexar en la intranet del SESPA más de 5.000 historias clínicas históricas, liberando además un 30 % de espacio físico útil en los depósitos de almacenamiento.
Discusión
La reducción sustancial en los tiempos de respuesta del archivo repercute directamente en la eficiencia global de las consultas externas y de los servicios de urgencias. (1) El almacenamiento físico masivo genera elevados costes logísticos que solo la transición definitiva hacia el hospital digital puede mitigar de forma sostenible. (2) La labor analítica de codificación del administrativo es asimismo crítica para la facturación. (3)
Conclusiones
Un archivo clínico bien gestionado por personal administrativo capacitado es un pilar esencial para la continuidad del cuidado médico en el SESPA. La migración al soporte digital e indexación eficiente reduce retrasos operativos y garantiza la preservación legal de la memoria sanitaria de la región.
Bibliografía
- España. Jefatura del Estado. Ley 41/2002, de 14 de noviembre, básica reguladora de la autonomía del paciente y de derechos y obligaciones en materia de información y documentación clínica. Boletín Oficial del Estado, nº 274, (15-11-2002).
- Heredia-Herrera A. Archivística general: Concepto y teoría. Sevilla: Diputación de Sevilla; 2019.
- Cruces M. Manual de documentación clínica para unidades de admisión y archivo. Barcelona: SG Editores; 2020.