Incluido en la revista Ocronos. Vol. IX. N.º 10–Octubre 2026.
Pág. Inicial: Vol. IX; N.º 10: 362
Autor principal (primer firmante): Maria Del Rosario Zapater Piracés
Fecha recepción: 30/09/2026
Fecha aceptación: 27/10/2026
Ref.: Ocronos. 2026;9(10): 362
Autores:
- MARIA DEL ROSARIO ZAPATER PIRACÉS
- IONELA SAMSON
- MARIA CRISTINA ZAPATER PIRACÉS
- ROXANA CIRAC COLLADOS
- NURIA DE LA HOYA MILLÁN
- NATALIA RUIZ ORO
Categoría profesional: Total staff.
Palabras clave: Excel; gestión sanitaria; análisis de datos; información sanitaria; hoja de cálculo; administración sanitaria.
Introducción
Cuando se habla de herramientas informáticas utilizadas en sanidad, es habitual pensar en grandes programas destinados a gestionar historias clínicas, citas, pruebas diagnósticas o tratamientos. Sin embargo, existe otra herramienta mucho más sencilla y conocida que también puede tener un papel importante en determinadas tareas: Microsoft Excel.
Excel es una hoja de cálculo que permite introducir, ordenar, calcular, analizar y representar información. Su utilidad en el ámbito sanitario no está tanto en sustituir a los programas específicos de los hospitales o centros de salud, sino en facilitar determinados trabajos de organización, seguimiento y análisis de datos.
En un entorno donde se trabaja continuamente con cifras, listados, turnos, materiales, estadísticas y resultados, saber utilizar correctamente una hoja de cálculo puede convertirse en una competencia muy útil para numerosos profesionales.
Una de las principales características de Excel es que permite transformar un conjunto de datos en información que resulta más fácil de interpretar.
Desarrollo
El valor de Excel no está simplemente en almacenar los números. Está en poder trabajar con ellos para responder a preguntas concretas: ¿qué días existe mayor actividad?, ¿cómo ha evolucionado el número de pacientes?, ¿ha aumentado o disminuido una determinada actividad?, ¿qué periodo presenta más incidencias?
Esta posibilidad de analizar los datos hace que Excel tenga aplicaciones en diferentes áreas de la actividad sanitaria.
En determinados departamentos, Excel puede utilizarse como herramienta de apoyo para organizar información que no requiere un programa específico.
Las tablas permiten ordenar y filtrar rápidamente la información. Además, Excel incorpora herramientas para validar determinados datos y reducir errores durante su introducción.
Esto puede resultar especialmente útil cuando una persona necesita localizar rápidamente un registro concreto dentro de un listado amplio.
Una aplicación práctica puede encontrarse en la gestión de material.
Un departamento puede disponer de una hoja de cálculo para registrar productos, cantidades, fechas de revisión, pedidos realizados o necesidades de reposición, siempre que este uso esté autorizado y se integre en los procedimientos establecidos por el centro.
De esta manera, una tarea que realizada manualmente podría requerir revisar numerosos registros puede simplificarse mediante una hoja correctamente estructurada.
Otra de las grandes ventajas de Excel es la posibilidad de automatizar cálculos.
Las fórmulas permiten realizar sumas, medias, porcentajes, diferencias y muchas otras operaciones sin tener que calcularlas manualmente cada vez.
En el ámbito sanitario y administrativo pueden ser útiles, por ejemplo, para calcular el número total de actividades realizadas, comparar periodos, obtener porcentajes o elaborar estadísticas internas.
Esto también reduce la repetición de determinadas tareas. Una vez configurada correctamente una fórmula, los resultados pueden actualizarse cuando cambian los datos.
Eso sí, automatizar un cálculo no significa que el resultado sea necesariamente correcto. Si los datos iniciales contienen errores o la fórmula está mal planteada, Excel puede proporcionar un resultado incorrecto. Por ello, la revisión humana continúa siendo fundamental.
Una de las funciones más interesantes de Excel para el trabajo con datos son las tablas dinámicas.
Permiten resumir y analizar grandes cantidades de información y observarla desde diferentes perspectivas. Por ejemplo, un conjunto de registros puede organizarse por meses, servicios, categorías o tipos de actividad.
También es posible aplicar filtros para centrarse en una parte concreta de los datos.
Esta función puede ser especialmente interesante para elaborar informes internos o analizar indicadores de actividad. Microsoft señala que las tablas dinámicas permiten resumir, explorar y presentar información, además de facilitar la identificación de comparaciones, patrones y tendencias.
Una cifra puede ser difícil de interpretar cuando aparece aislada dentro de una tabla. Un gráfico puede hacer mucho más evidente una evolución o una diferencia.
Excel permite transformar determinados conjuntos de datos en gráficos de diferentes tipos. De esta manera, una evolución mensual, una distribución porcentual o una comparación entre periodos puede visualizarse de forma más sencilla.
En sanidad, esta representación puede utilizarse para preparar informes, presentaciones o documentos de seguimiento.
El análisis de datos permite ir más allá de la simple elaboración de tablas.
Las versiones actuales de Excel incluyen herramientas que ayudan a identificar patrones, tendencias y determinados valores que se alejan de lo habitual. La función denominada actualmente analizar datos puede generar resúmenes visuales y sugerir determinadas formas de interpretar la información introducida.
Además, Excel dispone de herramientas destinadas a análisis estadísticos y de ingeniería más avanzados mediante el complemento Herramientas para análisis.
Estas posibilidades pueden resultar interesantes en determinados trabajos de investigación, estudios internos o análisis de actividad, siempre que los datos estén correctamente seleccionados y el análisis sea realizado por personal con los conocimientos necesarios.
El uso de Excel no está reservado exclusivamente a profesionales relacionados con la informática.
En un hospital, un centro de salud o cualquier otra organización sanitaria pueden existir numerosas tareas en las que sea necesario trabajar con datos. Personal administrativo, profesionales de gestión, responsables de determinados servicios y otros trabajadores pueden utilizar hojas de cálculo para organizar información y elaborar documentos de apoyo.
Para ello no es necesario dominar todas las funciones del programa. Conocer aspectos básicos como la creación de tablas, filtros, fórmulas, porcentajes y gráficos puede resultar suficiente para resolver muchas tareas habituales.
A medida que aumentan las necesidades, pueden incorporarse herramientas más avanzadas como tablas dinámicas, funciones de búsqueda o análisis estadístico.
Que Excel sea una herramienta útil no significa que pueda sustituir a los sistemas informáticos diseñados específicamente para la atención sanitaria.
Los programas corporativos utilizados en hospitales y centros de salud están diseñados para gestionar información dentro de un entorno controlado y con diferentes mecanismos de seguridad, permisos y trazabilidad.
Por ello, no resulta adecuado crear por iniciativa propia hojas de Excel que contengan información clínica o datos personales de pacientes y utilizarlas como una historia clínica paralela.
La utilización de cualquier información personal o sanitaria debe ajustarse a las normas del centro, a los procedimientos establecidos y a la normativa de protección de datos.
Esta diferencia es especialmente importante: Excel puede ser una herramienta de apoyo, pero no debe convertirse en un sistema sanitario paralelo.
Uno de los problemas más frecuentes al trabajar con hojas de cálculo no está en el programa, sino en la calidad de la información introducida.
Una fecha escrita de manera incorrecta, un dato duplicado, una unidad diferente o una fórmula equivocada pueden modificar el resultado final.
Por este motivo, trabajar con Excel en sanidad requiere cierta disciplina. Es recomendable utilizar encabezados claros, mantener una estructura ordenada, evitar introducir información innecesaria y comprobar periódicamente los resultados.
Microsoft también señala que determinadas herramientas de análisis funcionan mejor cuando los datos están organizados en tablas limpias y con encabezados correctamente definidos.
Conclusión
Excel puede ser una herramienta de gran utilidad dentro de determinadas tareas sanitarias y administrativas. Su capacidad para realizar cálculos, ordenar información, aplicar filtros, crear gráficos y analizar datos permite convertir una simple lista de cifras en información más comprensible.
Su utilidad, sin embargo, depende de cómo se utilice. Una hoja de cálculo bien diseñada puede ahorrar tiempo y facilitar el trabajo, mientras que una hoja desorganizada o utilizada para almacenar información que debería permanecer en los sistemas corporativos puede generar errores y riesgos.
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