El archivo en papel y en soporte informático

Incluido en la revista Ocronos. Vol. V. Nº 11–Noviembre 2022. Pág. Inicial: Vol. V; nº11: 271.4

Autor principal (primer firmante): Aránzazu Álvarez Sánchez

Fecha recepción: 13 de noviembre, 2022

Fecha aceptación: 25 de noviembre, 2022

Ref.: Ocronos. 2022;5(11) 271.4

Autora: Aránzazu Álvarez Sánchez

Un archivo es el espacio físico en el que se “conservan” todos documentos producidos o recibidos en una empresa pública o privada, tanto en soporte papel como en soporte informático.

La RAE define el término “archivo” como:

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  1. “Conjunto orgánico de documentos que una persona, sociedad o institución, produce en el ejercicio de sus funciones o actividades”
  2. “Espacio que se reserva en el dispositivo de memoria de un computador para almacenar porciones de información que tienen la misma estructura y que pueden manejarse mediante una instrucción única”.

Un archivo no es un mero almacén donde se acumulan papeles, sino una base de datos donde conservar, clasificada y ordenadamente los documentos que tienen alguna utilidad para la empresa, bien porque así lo establece la legislación o la norma (facturas, actas…) o por el valor o utilidad que estos documentos tienen para la empresa.

Para conservar la documentación debemos realizar un proceso de gestión y conservación siendo muy importante llevar un control eficaz de todo el proceso de gestión documental, en el que tenemos las siguientes fases:

  1. La entrada de documentación: el documento se crea o se recibe.
  2. La elaboración de datos: con el objetivo de que no se pierda ningún documento debemos llevar un registro de entrada y salida de documentos como paso previo a su posterior envío al departamento o destinatario correspondiente.
  3. Salida del documento para custodia y archivo. Debemos clasificar los documentos según:
    • Su valor documental: utilidad que tiene para la empresa (pedidos, listas de clientes…)
    • Su valor legal: documentos requeridos por la legislación vigente (inventarios, balances, registros de facturas…)
    • Información confidencial o reservada.
    • Información carente de todo valor.

Para crear un archivo eficaz, se deben seguir las siguientes recomendaciones:

  1. Establecer un sistema organizado de archivo.
  2. Guardar la documentación durante el periodo que sea necesario.
  3. Permitir un acceso rápido y fácil.
  4. Proteger y custodiar la documentación cumpliendo con las normas establecidas al respecto.
  5. Disponer de servicio de reprografía.

Existen tres tipos de archivo según la frecuencia de consulta:

  • Activo: es el archivo en el que se sitúa la documentación de uso diario o consulta frecuente vinculada a nuestro puesto de trabajo.
  • Semiactivo: es el archivo formado por aquella documentación de consulta esporádica y que consecuentemente no necesitamos en el día a día. Lo forman los documentos que anualmente, al final de cada año, se trasladan desde el archivo “activo”.
  • Inactivo: es el archivo formado por aquellos documentos que no han perdido definitivamente su valor legal o documental, pero que por lo general ya no se consultan. Es un archivo histórico.

El sistema adoptado para el archivo varía según la empresa u organización que puede decidir entre:

  • Archivo centralizado: todos los documentos se ubican en el mismo lugar. Tiene múltiples ventajas, tales como la economía de espacio, el que tenemos la información localizada, la guarda y custodia definida y mantenemos un absoluto control de los documentos en el caso de préstamos.
  • Archivo descentralizado o departamental: en este caso, los documentos están distribuidos entre los diferentes departamentos de la empresa, lo que nos permite un rápido acceso a la información.
  • Mixto: combina archivos activos y semiactivos que pueden estar centralizados o descentralizados.

A la hora de archivar:

En primer lugar crearemos el archivo, es decir la ubicación física, que deberá ocupar poco espacio. Debe estar accesible y organizado. Tenemos diferentes tipos, como por ejemplo: archivadores de carpetas, archivador vertical (carpetas colgantes), archivo lateral, archivo horizontal (uno sobre otro como por ej. los planos guardados en cajones), caja de archivo, etc.

Hemos de tener en cuenta que cuando lo que manejamos son documentos electrónicos, el almacenamiento informático se puede hacer bien a través de dispositivos físicos (por ej. disco duro interno o externo, USB, DVD, etc.) o a través de internet (ya sea por medio de servidores web o servicios de hospedaje o alojamiento de archivo). Este sistema de archivo nos permite ahorrar muchísimo espacio físico, a la par que nos permite acceder de forma rápida a la documentación desde cualquier lugar y compartir esa información con múltiples usuarios, siendo su único hándicap el que necesitamos disponer de internet para acceder a la información.

En segundo lugar seguiremos el siguiente procedimiento para el archivo de la documentación:

  • Decidir con qué documentación nos vamos a quedar y cual se ha de eliminar. Para ello hemos de analizar el valor y utilidad que presentan los documentos:
    • Hay que conservar todos aquellos documentos a los que estamos obligados por ley, tales como las facturas, contratos, pólizas de seguros, contratos de personal, etc.
    • Hay documentos que hemos de conservar porque son importantes para nuestro funcionamiento, tales como por ej. pedidos, bases de datos de clientes o proveedores, etc.Hemos de prestar especial atención a aquellos documentos que contienen información confidencial o datos “sensibles” (por ej. ficheros de impagos) o información reservada (por ej. fórmulas de medicamentos) ya que ésta puede poner en peligro la seguridad de nuestra empresa.
    • Documentos carentes de utilidad y valor y de los cuales podemos prescindir o que se pueden expurgar (por ej. publicidad, borradores, etc.)
  • Determinar cómo vamos a categorizar y organizar la documentación para que nos permita acceder a la información de forma rápida y fácil.

En este punto debemos hacer mención a la importancia de la normalización en la gestión documental, que hace que la gestión sea más eficaz y eficiente. Un sistema de gestión basado en normas le da mas rigor y garantiza un mínimo de calidad en el servicio o producto.

  • Ordenar los documentos.
  • Prearchivar
  • Archivar
  • Acceso y trazabilidad: hay que regular por ej. a quien se permite el acceso para modificar, crear, consultar o eliminar documentos y en qué circunstancias, con el objetivo de garantizar que solo el personal autorizado pueda hacer estas gestiones. Asimismo tenemos que controlar el movimiento de los documentos, hemos de ser capaces de “seguirles el rastro”.

Gran parte de la documentación que se maneja en las empresas o en la administración maneja múltiples datos que van más allá de los meramente identificativos, como por ejemplo, aquellos a través de los que se puede definir la personalidad del ciudadano y obtener un perfil (datos bancarios o de aseguradoras…) o incluso son altamente “sensibles” (datos relativos a salud, afiliación, etc.). Esto hace necesario implantar medidas de seguridad para custodiar legalmente toda la documentación de acuerdo a las normas que establece la legislación.

A la hora de clasificar los datos nos encontramos con 3 niveles de seguridad:

  1. Nivel básico: para aquellos datos que son meramente identificativos de personas.
  2. Nivel medio: para aquella información de carácter personal (por ej. seguridad social, ficheros de morosos)
  3. Nivel alto: para los datos “altamente sensibles” como por ej. religión, salud, orientación política o sexual, etc.

Para los niveles básico y medio se deberá disponer de dispositivos que dificulten su apertura (por ej. armarios con cerradura) y que impidan el acceso a personal no autorizado.

En el caso del nivel alto de protección, esta documentación deberá además encontrarse en armarios con cerradura, ubicarse en áreas protegidas con acceso restringido por medio de puertas dotadas de sistemas de apertura mediante llave u otro dispositivo/sistema análogo y que deberán estar cerradas y ser de difícil acceso.

Destrucción de información

Las empresas debido a la gran acumulación de documentación que generan, deben trasladarla o destruirla en casos en los que ya no tiene valor legal, no es necesaria ni útil.

Se ha de tener en cuenta que a la hora de efectuar los traslados de documentación, ya sea para su archivo en otras ubicaciones físicas o para su destrucción, se deberán de adoptar medidas para impedir tanto el acceso como la manipulación de la documentación que se está trasladando.

Las medidas a adoptar a la hora de destruir documentación son las siguientes:

  • Se debe consultar legalmente acerca del periodo de tiempo durante el que han de conservarse los documentos
  • Se deben destruir copias o reproducciones.
  • Destruir la documentación por medio de sistemas que imposibiliten tanto el acceso al contenido de la información como su recuperación posterior. Esto puede ser a través de máquinas destructoras o también se puede recurrir a la contratación de empresas dedicadas a la destrucción de información, tras cuyo proceso nos han de facilitar el correspondiente certificado de destrucción documental.

Otro de los documentos que se han de elaborar son los “informes de archivo”:

Hacer un informe de archivo consiste en plasmar la información de las operaciones que se realizan en el archivo (es decir, lo que “sucede” en el archivo), desde la transferencia de documentación a otro archivo cuando llega su “fin” cronológico a la ordenación/clasificación de facturas del año anterior, entre otros.

Bibliografía

  1. https://dpej.rae.es/ lema/archivo1
  2. https://dpej.rae.es/lema/ archivo-electr%C3%B3nico-de-documentos
  3. https://www.kyoceradocument solutions.es/es/smarter-workspaces /business- challenges/procesos/archivo- de-documentos-por-que-para -que-donde-y- como.html
  4. https://www.comunidadbaratz. com/blog/los-7-procesos- de-la-gestion- documental- en-empresas-y-organizaciones/
  5. Comunicación empresarial y atención al cliente: Editorial Paraninfo. Dolores Fdez Verde y Elena Fernández Rico.