Incluido en la revista Ocronos. Vol. IX. N.º 11–Noviembre 2026.
Pág. Inicial: Vol. IX; N.º 11: 86
Autor principal (primer firmante): Natalia Ruiz Oro
Fecha recepción: 06/10/2026
Fecha aceptación: 02/11/2026
Ref.: Ocronos. 2026;9(11): 86
Autores:
- Natalia Ruiz Oro
- Maria del Rosario Zapater Piracés
- Ionela Samson
- Maria Cristina Zapater Piracés
- Roxana Cirac Collados
- Nuria de la Hoya Millán
Categoría profesional: Total staff.
Palabras clave: microinformática; administrativos; competencias digitales; ordenador; ofimática; seguridad informática; protección de datos; gestión documental; herramientas digitales.
Introducción
La informática forma parte de prácticamente todas las actividades administrativas. Encender un ordenador, consultar un correo electrónico, elaborar un documento, introducir datos en una aplicación, utilizar una hoja de cálculo, imprimir un informe o guardar correctamente un archivo son tareas habituales que dependen de herramientas informáticas.
Dentro de este ámbito se encuentra la microinformática, que comprende los equipos, programas, periféricos y recursos tecnológicos utilizados directamente por los usuarios. En el caso de los trabajadores administrativos, tiene una importancia especial porque buena parte de su actividad diaria depende del correcto funcionamiento de estos recursos.
La transformación digital ha hecho que las competencias informáticas ya no sean exclusivas de los profesionales de las tecnologías de la información. La Comisión Europea señala que las tecnologías digitales están presentes en todo tipo de puestos de trabajo y que las competencias digitales son necesarias en numerosos sectores profesionales.
Qué es la microinformática
Conjunto de equipos y recursos informáticos destinados principalmente al uso directo por parte de una persona o de un grupo reducido de usuarios.
En el puesto de trabajo administrativo incluye elementos tan habituales como el ordenador, monitor, teclado, ratón, impresora, escáner, sistemas de almacenamiento y diferentes programas y aplicaciones.
También engloba tareas relacionadas con la configuración básica y el mantenimiento de estos equipos, aunque las intervenciones técnicas más complejas correspondan normalmente al personal especializado.
Para un administrativo, por tanto, la microinformática no significa aprender a programar ni convertirse en técnico informático. Significa adquirir los conocimientos necesarios para utilizar correctamente las herramientas tecnológicas que forman parte de su trabajo.
El ordenador como herramienta de trabajo
El ordenador continúa siendo uno de los principales instrumentos del trabajo administrativo.
A través de él se pueden gestionar documentos, consultar bases de datos, utilizar aplicaciones corporativas, realizar trámites electrónicos, enviar comunicaciones y acceder a información necesaria para desarrollar la actividad profesional.
El administrativo debe conocer las funciones básicas de su equipo: iniciar y cerrar correctamente la sesión, utilizar el sistema operativo, organizar archivos y carpetas, conectar dispositivos y detectar problemas sencillos.
También resulta importante conocer cuándo un problema puede solucionarse mediante una actuación básica y cuándo es necesario solicitar asistencia técnica.
La ofimática en el trabajo administrativo
La ofimática es una de las aplicaciones más habituales de la microinformática.
Los programas de procesamiento de textos permiten elaborar cartas, informes, solicitudes, actas y otros documentos. Las hojas de cálculo facilitan el tratamiento de datos, la realización de operaciones y la elaboración de tablas. Los programas de presentaciones permiten preparar contenidos visuales y determinadas herramientas de correo electrónico facilitan la comunicación profesional.
No es necesario dominar todas las funciones disponibles. Sin embargo, conocer las herramientas que se utilizan habitualmente puede mejorar considerablemente el rendimiento.
Un administrativo que sabe utilizar correctamente las funciones de búsqueda, clasificación, filtros, fórmulas básicas, formatos, plantillas o gestión de documentos puede realizar determinadas tareas con mayor rapidez y reducir el número de errores.
Organización de archivos y documentos
Una parte importante del trabajo administrativo consiste en manejar documentos digitales.
Guardar cada archivo en el lugar adecuado, utilizar nombres identificativos y mantener una estructura ordenada de carpetas facilita posteriormente su localización.
Una mala organización puede provocar pérdidas de tiempo, duplicación de documentos o utilización de versiones antiguas.
También es recomendable evitar guardar información profesional de forma indiscriminada en dispositivos personales o servicios no autorizados por la organización. Los sistemas corporativos deben utilizarse siguiendo las normas establecidas por cada entidad.
La organización documental adquiere todavía mayor importancia cuando se trabaja con información personal, económica, laboral o sanitaria.
Correo electrónico y comunicación digital
El correo electrónico es otra herramienta fundamental para muchos administrativos. Permite enviar documentos, recibir comunicaciones y mantener contacto con compañeros, ciudadanos, empresas y otras organizaciones.
Pero también puede convertirse en una vía de entrada para amenazas informáticas.
Los trabajadores deben prestar atención a mensajes inesperados, enlaces sospechosos, archivos adjuntos no solicitados o peticiones que intenten obtener contraseñas y otros datos.
El llamado phishing utiliza precisamente técnicas de engaño para conseguir que una persona facilite información o realice una acción perjudicial.
Por este motivo, una competencia informática básica debe incluir la capacidad de reconocer situaciones sospechosas y comunicar cualquier incidente al responsable correspondiente.
Seguridad informática
La seguridad no depende exclusivamente del departamento informático. El comportamiento cotidiano de los usuarios también puede influir en la protección de los sistemas.
Utilizar contraseñas seguras, no compartir las credenciales, bloquear el ordenador cuando se abandona el puesto y evitar instalar programas sin autorización son medidas sencillas que pueden reducir determinados riesgos.
También es importante mantener actualizados los equipos y aplicaciones cuando las actualizaciones sean gestionadas por la organización.
El marco europeo DigComp 3.0 incorpora expresamente la ciberseguridad como parte de las competencias digitales necesarias y considera la seguridad un elemento transversal de la utilización de las tecnologías.
Protección de datos
Para los administrativos, la protección de datos tiene especial relevancia porque pueden trabajar diariamente con información personal.
Una persona que gestiona expedientes, nóminas, documentación sanitaria, datos de clientes, proveedores o ciudadanos debe conocer las normas internas relacionadas con el tratamiento de esa información.
La Agencia Española de Protección de Datos recuerda que las organizaciones deben aplicar medidas técnicas y organizativas adecuadas para garantizar el cumplimiento de la normativa de protección de datos. En el ámbito de las Administraciones Públicas, además, existen obligaciones específicas relacionadas con la protección de la información y la seguridad.
Esto implica, por ejemplo, evitar dejar documentos confidenciales a la vista, no enviar información personal a destinatarios equivocados y utilizar únicamente los sistemas autorizados.
La protección de datos tampoco consiste únicamente en impedir que alguien robe información. También implica evitar accesos innecesarios, conservar los datos de forma adecuada y utilizarlos exclusivamente para las finalidades permitidas.
Impresión, digitalización y gestión documental
Aunque buena parte de la actividad administrativa se ha digitalizado, las impresoras y los escáneres siguen siendo herramientas habituales.
La microinformática permite convertir documentos físicos en archivos digitales, almacenarlos y compartirlos dentro de los sistemas corporativos.
Sin embargo, también en este proceso deben mantenerse unas medidas básicas de seguridad. Un documento con información personal que quede abandonado en una impresora puede ser consultado por personas que no deberían tener acceso a él.
La digitalización tampoco significa simplemente escanear un documento. Es necesario determinar dónde debe almacenarse, cómo debe identificarse y quién puede acceder a él.
Copias de seguridad y recuperación de información
Los documentos digitales pueden perderse por diferentes motivos: averías, errores humanos, eliminación accidental o incidentes de seguridad.
Por ello, las organizaciones establecen sistemas de copia de seguridad que permiten recuperar información cuando se produce una incidencia.
El trabajador debe conocer las normas de su organización y utilizar los espacios corporativos establecidos para guardar la información. No es recomendable utilizar dispositivos personales o sistemas de almacenamiento externos sin autorización.
En caso de pérdida de información, lo adecuado es comunicar rápidamente el incidente al soporte informático para que pueda valorar las medidas necesarias.
Formación digital de los administrativos
La tecnología cambia con rapidez. Una persona puede dominar una determinada aplicación y encontrarse posteriormente con una nueva versión o con un sistema completamente diferente.
Por ello, la formación digital debe considerarse un proceso continuo.
En el caso de los administrativos, la formación debería estar relacionada con las necesidades reales del puesto: programas utilizados por la organización, gestión documental, herramientas de comunicación, protección de datos, seguridad informática y resolución de problemas habituales.
La microinformática como apoyo y no como dificultad
El objetivo de la microinformática no debería ser complicar el trabajo administrativo, sino facilitarlo.
Cuando los trabajadores conocen adecuadamente las herramientas que utilizan, pueden realizar tareas con mayor autonomía, organizar mejor la información y aprovechar funciones que permiten ahorrar tiempo.
Por el contrario, una formación insuficiente puede provocar inseguridad, errores y dependencia constante del soporte técnico.
Conclusión
La microinformática forma parte del trabajo cotidiano de los administrativos. El ordenador, las aplicaciones ofimáticas, el correo electrónico, las impresoras, los sistemas de almacenamiento y las aplicaciones corporativas son herramientas que permiten desarrollar gran parte de las tareas profesionales.
Conocer su funcionamiento básico no significa convertirse en especialista informático. Significa disponer de las competencias necesarias para trabajar de forma más eficaz, organizada y segura.
La formación en microinformática debe incluir no solo el control de programas y equipos, sino también la protección de datos, la seguridad digital, la gestión de documentos y la capacidad para identificar problemas.
En un entorno laboral cada vez más digitalizado, estas competencias han dejado de ser complementarias y se han convertido en una parte importante de la preparación profesional de cualquier trabajador.
Bibliografía
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