Ventajas de la historia clínica electrónica frente a la historia clínica en papel para el personal estatutario con funciones administrativas

Autoras: Aydee Hurtado Garcés, María Teresa Soto López, Mónica Navareño Bernardo la Rúa

Categoría: Auxiliar Administrativo

Resumen

La historia clínica (HC en adelante) es una herramienta clave en la asistencia sanitaria, al contener toda la documentación necesaria del paciente para su posterior diagnóstico y tratamiento. Aunque al principio esta se realizaba en formato papel, los avances tecnológicos han permitido el desarrollo de la historia clínica electrónica (HCE en adelante). En esta investigación se analiza las principales ventajas de la HCE respecto a la HC en formato papel, principalmente para el personal estatutario con funciones administrativas del grupo administrativo y auxiliar. El resultado obtenido muestra el cambio significativo que ha implicado la HCE en la atención sanitaria por parte de todos los profesionales que intervienen en el proceso. Para sacarle mayor provecho, se hace necesaria la formación continua del personal en las aplicaciones informáticas necesarias para el desarrollo de la historia clínica electrónica.

Palabras clave:

Historia clínica (HC), historia clínica electrónica (HCE), personal estatutario con funciones administrativas, aplicaciones informáticas.

Introducción

Un elemento clave en la asistencia sanitaria es la historia clínica, ya que contiene toda la información médica relevante que hace posible un adecuado diagnóstico, tratamiento médico del paciente y reduce la posibilidad errores.

Pese a la especial importancia de la historia clínica, hasta hace poco tiempo para muchos centros hospitalarios la norma general era manejar esta información en formato papel, con todos los inconvenientes que esto podría conllevar, como es la dificultad de interconexión entre los distintos centros de atención primaria y especializada e, incluso, entre las distintas especialidades médicas; dificultad en muchos casos, a la hora de entender las indicaciones médicas de los profesionales por su complicada caligrafía; posibilidad de pérdida de documentación; entre otras dificultades que repercuten en la atención al paciente.

No obstante, con todos los avances tecnológicos desarrollados en el sector sanitario, y en un intento por resolver problemas como los referidos en el párrafo anterior ocasionados por la historia clínica en formato papel, se ha desarrollado en los últimos años la HCE. Este importante avance supuso un antes y un después en la atención asistencial al paciente.

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Con esta investigación se pretende analizar con mayor detalle las principales ventajas que ha traído consigo la implementación de la HCE, frente a la historia clínica en papel. Y en concreto, el análisis irá encaminado a las ventajas desde el punto de vista del personal estatutario con funciones administrativas del grupo administrativo y auxiliar.

Para alcanzar este objetivo, en primer lugar se desarrollará el concepto y contenido de la HC, según la legislación vigente. Seguidamente y siguiendo con el desarrollo legislativo, se describirán las tareas del personal administrativo, relacionadas directa e indirectamente con la HCE. En tercer lugar, se analizará la HCE, en concreto, se centrará en las principales ventajas de su utilización, respecto a la historia clínica en formato papel y los principales paquetes informáticos utilizados para su desarrollo. Finalmente, se terminará con las principales conclusiones extraídas de esta investigación.

Historia clínica: definición

Tal como se incardina en la Ley 41/2002, de 14 de noviembre, básica reguladora de la autonomía del paciente y de derechos y obligaciones en materia de información y documentación clínica, la historia clínica comprende el conjunto de los documentos relativos a los procesos asistenciales de cada paciente, con la identificación de los médicos y de los demás profesionales que han intervenido en ellos, con objeto de obtener la máxima integración posible de la documentación clínica de cada paciente, al menos, en el ámbito de cada centro. Estas serán archivadas en cada centro, con independencia del soporte en que se encuentren (papel, informático, audiovisual o cualquier otro tipo de soporte) y en todo momento, se debe garantizar, su autenticidad, seguridad, correcta conservación y la recuperación de la información. Esto último le corresponde, en última instancia, a cada CCAA.

Dentro de la HC, tal como se expresa en el artículo 15 de la ley 41/2002, se encuentra la información considerada trascendental para el conocimiento veraz y actualizado del estado de salud del paciente. Como regla general, en la HC podremos encontrar:

  • La documentación relativa a la hoja clínico-estadística.
  • La autorización de ingreso.
  • El informe de urgencia.
  • La anamnesis y la exploración física.
  • La evolución.
  • Las órdenes médicas.
  • La hoja de interconsulta.
  • Los informes de exploraciones complementarias.
  • El consentimiento informado.
  • El informe de anestesia.
  • El informe de quirófano o de registro del parto.
  • El informe de anatomía patológica.
  • La evolución y planificación de cuidados de enfermería.
  • La aplicación terapéutica de enfermería.
  • El gráfico de constantes.
  • El informe clínico de alta.

Cabe resaltar que, en caso de nacimiento, la historia clínica incorporará, además de la relación arriba mencionada, los resultados de las pruebas biométricas, médicas o analíticas que resulten, en su caso, necesarias para determinar el vínculo de filiación con la madre.

Dada la información de vital importancia incluida en la historia clínica, su acceso es limitado, reservado únicamente al personal autorizado. A este respecto, las Comunidades Autónomas aprobarán las disposiciones necesarias para que los centros sanitarios puedan adoptar las medidas técnicas y organizativas adecuadas para archivar y proteger las historias clínicas y evitar su destrucción o su pérdida accidental.

En relación al personal estatutario con funciones administrativas de los centros de atención primaria y especializada, sólo podrá acceder a la información de la historia clínica que esté relacionada con sus funciones.

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Funciones del personal administrativo respecto a la historia clínica

En general, el personal estatutario con funciones administrativas y, en concreto, los del grupo administrativo y auxiliar, desarrollan actividades administrativas que son muy importantes dentro de la organización del sistema sanitario. Estos, son el nexo de unión entre la población y el personal sanitario y, como regla general, son la primera e incluso la última, toma de contacto que tienen los usuarios al recurrir a los servicios sanitarios.

Pese a la importancia de este personal, la legislación existente desarrolla de forma muy genérica las funciones de este colectivo. Tal como se especifica en el artículo 12 del Estatuto de Personal No Sanitario al servicio de las Instituciones Sanitarias de la Seguridad Social (Orden del Ministerio de Trabajo de 5 de Julio de 1971), atendiendo al desarrollo de la Función Administrativa, se determinan cuatro grupos administrativos:

  • Grupo Técnico
  • Grupo de Gestión
  • Grupo Administrativo
  • Grupo Auxiliar

Así mismo, en el artículo 12.3.2 apartado c y d, se detalla que el grupo administrativo tiene las funciones de carácter administrativo-sanitario, normalmente consideradas de trámite y colaboración no asignadas a los Grupos Técnico y de Gestión; mientras que las funciones del grupo auxiliar son de apoyo material, ejercicio y desarrollo respecto a las tareas administrativo-asistenciales propias de la Institución, así como las de Secretarías de planta y servicios y las de preparación y tratamiento de los datos para la informática. En otras palabras, a este grupo le compete, la atención al público, recepción de llamadas, preparación y tratamiento de los datos informáticos de pacientes, organización de expedientes, mecanografía de documentos y otras tareas administrativas.

Las funciones mencionadas arriba son muy genéricas y este nivel de especificación en la legislación perdura hasta hoy, pues pese a que el Estatuto de Personal No Estatutario fue derogado, en el punto 1.b. de Disposición Transitoria Sexta de la Ley 55/2003 del Estatuto Marco del personal estatutario de los servicios de salud se aclara que los apartados referentes a las funciones por categorías profesionales aún siguen vigentes.

Sobre la historia clínica electrónica y sus ventajas

La HCE es posiblemente uno de los avances tecnológicos más relevante de los últimos años en gestión sanitaria. En general, permiten tener un acceso más rápido, claro, cómodo y seguro, lo que repercute en una atención al paciente más ágil, eficaz y eficiente.

Entre las principales ventajas de la HCE destacan:

  • Mayor seguridad a la hora de realizar variaciones en la misma. Se puede controlar en todo momento tanto los profesionales como el contenido de la historia clínica al que pueden acceder.
  • Interconectividad e interoperabilidad entre distintas áreas médicas, centros de atención primaria y especializada.
  • Mejor disponibilidad y accesibilidad inmediata y en todo momento de la información contenida en la HCE por parte de los profesionales autorizados.
  • Mayor seguridad en el almacenamiento de datos contenidos en la historia clínica y posibilidad de realizar copias de seguridad.
  • Al estar todo digitalizado, se puede entender con mejor claridad la información contenida en la HC, frente a los problemas de transcripción presentados anteriormente con el formato papel, donde muchas veces era difícil entender la caligrafía de los profesionales.
  • El tiempo de consulta es de mejor calidad, al tener toda la información de forma clara, inmediata y completa.
  • En relación al personal con funciones administrativas, permite una atención al paciente y, en general, un desarrollo de sus funciones más eficiente y eficaz.
  • Reducción del consumo del papel, con todas las ventajas que esto implica, tanto en el gasto sanitario, como en el medio ambiente.
  • La incorporación de la firma electrónica en los documentos que componen la historia clínica electrónica los dota de legalidad, generando ventajas tanto desde el punto de vista del personal al servicio de las instituciones sanitarias, como desde el punto de vista del paciente, agilizando tramites como el consentimiento médico informado, que ahora se podrá hacer electrónicamente.
  • Obtener estadísticas de forma instantánea y actualizada, de aspectos relevantes desde el punto de vista sanitario.

Herramientas para hacerla electrónicamente

El impulso de la HCE no hubiera sido posible sin el desarrollo de paquetes informáticos de gestión sanitaria. Analizando algunas de las herramientas utilizadas en el Servicio de Salud del Principado de Asturias (SESPA) y tal como se especifica en Hurtado, et. al (2020), destacan por su especial relevancia:

  • El OMI-AP es el paquete más utilizado para la atención primaria para gestionar la HCE. Este programa cuenta con una variedad de aplicaciones que, además de la HCE, permiten al personal de función administrativa: gestionar todas las citas, fichas e información de los pacientes; realizar estadísticas actualizadas de sumo interés desde el punto de vista sanitario (OMI-EST); citar para extracciones o analíticas (OMI-LAB); crear, diseñar y registrar todo tipo de datos, para su posterior gestión y activación de manera automática a través del programa OMI-AP (OMI-PRO); estructurar y exportar toda la información que tenemos almacenada (OMI-AD); finalmente, destacamos por su especial relevancia, la aplicación encargada de todo lo relacionado con la Seguridad del sistema de información asistencial en el contenida (OMI-GUR).
  • SELENE: Esta aplicación, que se sustenta en la historia clínica electrónica, por su arquitectura de carácter homogéneo, facilita una integración de la información del paciente en las distintas áreas, niveles de salud; dando lugar a un Sistema de Información Sanitario homogéneo.
  • MILLENNIUM: Al igual que el SELENE, este es un paquete informático para gestionar la HCE. En el Principado de Asturias se utiliza en el Hospital Universitario Central de Asturias (HUCA).
  • LAZARO: Es una aplicación web de HCE para fisioterapia. Como en OMI-AP, se pueden gestionar las citas de esta especialidad y, aunque con una organización diferente, se hace un seguimiento detallado del paciente de esta unidad.
  • SIPRES: Sistema de Identificación Poblacional y de Recursos, que es la evolución de la tarjeta sanitaria. Esta aplicación tiene como principal objetivo gestionar, además de la tarjeta sanitaria, el registro de la población que en Asturias requieran atención sanitaria ocasional.

Conclusiones

La historia clínica electrónica es posiblemente uno de los principales avances tecnológicos de últimos años en materia de atención asistencial. Mejora y agiliza la atención al paciente y facilita no solo el trabajo del personal sanitario, sino también del personal no sanitario, dentro de los que se incluye el personal con funciones administrativas.

Dentro de las principales ventajas de la HCE destacan la mejora en la interconectividad e interoperabilidad, accesibilidad, seguridad y claridad de la información, reducción del tiempo de atención al paciente sin disminuir la calidad del servicio, incorporación de la firma electrónica, obtención de estadísticas actualizadas en cualquier momento, entre otras.

Para el desarrollo de la HCE se dispone de una variedad de herramientas informáticas; por lo que se hace necesaria una formación continua del personal, para un mejor aprovechamiento de las mismas, que repercutan en una mejora significativa en la atención al paciente.

Bibliografía

  • Estatuto de Personal no Sanitario al Servicio de las Instituciones Sanitarias de la Seguridad Social. Orden del Ministerio de Trabajo de 5 de Julio de 1971. http://www.ingesa. mscbs.gob.es/estad Estudios/documPublica /internet/pdf/ personal_e stat4.pdf
  • Funciones del Personal Estatutario de los Servicios de Salud, http://www.auxiliar- enfermeria.com/ personal_estatutario.htm
  • Historia Clínica Electrónica vs Historia Clínica en Papel  http://www .informatica- medica.com/historia- clinica-en-papel- vs-historia-clinica-electronica/
  • http://gcsalud. asturias.org/indexomi.htm
  • http://gcsalud. asturias.org/lazaro /indexlazaro.htm
  • Hurtado Garcés, Aydee; Zapico Morales, María José y Grozdanova Lyubenova, Nadezhda (2020). Análisis de las Principales Herramientas Informáticas de las que Dispone el Personal de Función Administrativa del SESPA. IV Congreso de Gestión y Asistencia Hospitalaria. EDUCASEM.
  • La Guía Definitiva del Auxiliar Administrativo del Salud https://www. opoinnova.com/guia-definitiva-auxiliar- administrativo-salud/
  • Ley 41/2002, de 14 de noviembre, básica reguladora de la autonomía del paciente y derechos y obligaciones en materia de información y documentación clínica. https://www. boe.es/buscar/ act.php?id=BOE-A- 2002-22188
  • Ley 55/2003, de 16 de diciembre, del Estatuto Marco del personal estatutario de los servicios de salud. https://www.boe.es /buscar/pdf/2003/ BOE-A-2003-23101- consolidado.pdf
  • Reynales Londoño, Humberto (2018). La importancia de la historia clínica electrónica. CAIMED, https://investigacion- clinica.caimed.com /blog/la-importancia-de -la-historia- clinica-electronica