El servicio de Admisión

Incluido en la revista Ocronos. Vol. VI. Nº 8–Agosto 2023. Pág. Inicial: Vol. VI; nº8: 366

Autor principal (primer firmante): Jesús Laga Vallespín

Fecha recepción: 31 de julio, 2023

Fecha aceptación: 27 de agosto, 2023

Ref.: Ocronos. 2023;6(8) 366

Autores:

1. Jesús Laga Vallespín.
2. Laura Garicano Oroz.
3. Loreto Mancebo Andreu.
4. María José Palacín Castillo.
5. María Elena Navarro Gimeno.
6. Raúl Sánchez García.

Palabras clave:

Servicio de Admisión, pacientes, registro, gestión.

Introducción

En los últimos tiempos el incremento de la demanda de asistencia especializada, la mayor especialización y complejidad de los procesos asistenciales y la necesidad de gestionar un sistema de información fiable, suficiente y homogéneo.

Han originado en los servicios sanitarios la necesidad de articular una estructura encargada de ordenar y coordinar todas las actividades que se realizan alrededor de la asistencia médica.

En cualquier hospital o centro médico, es imprescindible llevar a cabo una buena gestión administrativa de los pacientes, de los ingresos y de las altas de cualquier proceso asistencial.

Esta gestión debe hacerse de manera coordinada con el fin de gestionar bien todos los recursos, el personal y los servicios necesarios para atender correctamente a cada paciente. Los servicios sanitarios esta gestión la realizan a través de los Servicios de Admisión y Documentación Clínica (SADC).

Desarrollo

Dentro del Servicio de Admisión y Documentación Clínica se distinguen tres áreas distintas:

• Admisión.
• Archivo.
• Codificación.

En este articulo nos centraremos en el área de admisión que es la unidad encargada de regular los ingresos, traslados y las altas del área tanto de hospitalización como de urgencias.

Es un servicio integrado por profesionales sanitarios y no sanitarios. Es importante que todo el personal que interviene en este servicio tenga conocimientos de gestión de documentación, debe saber introducir y actualizar la información asistencial y personal.

El acceso de los pacientes a las prestaciones que proporciona el hospital requiere una serie de procesos administrativos que en muchos casos son numerosos y complejos.

Es frecuente que cuando llega un paciente éste, tenga que ser tratado simultánea y/o sucesivamente por una pluralidad de servicios y es necesario que exista una buena coordinación entre todas estas actuaciones.

La gestión de pacientes se realiza en las tres áreas asistenciales que tiene un hospital:

• En régimen de hospitalización. El paciente precisa permanecer en régimen de internamiento, con lo cual se le ha de asignar una cama. Dicho ingreso puede ser de forma programada (con cita previa) o de forma no programada (por urgencias).
  
  
• En régimen ambulatorio. Es un paciente que recibe la atención sanitaria en consultas externas (visita programada con un especialista) realiza pruebas diagnósticas, terapéuticas o se realiza cirugía ambulatoria. Se prevé que se marche el mismo día que llega.
  
  
• Mediante urgencias. Se recibe asistencia sanitaria por motivos médicos urgentes, por lo que no es una asistencia programada. Esta asistencia en urgencias puede derivar en un ingreso hospitalario.

Procesos en hospitalización

En hospitalización tenemos los siguientes procesos:

• La gestión de las listas de espera de pacientes que van a ser ingresados. Es preciso que se conozca permanentemente actualizada la demanda de ingresos y los datos administrativos y clínicos necesarios para su clasificación.
  
  
• La programación de los ingresos. Se fija fecha para el ingreso solicitado. En caso de que se confirme se reserva la cama, se comunica a los servicios la previsión de ingresos programados, se avisa al paciente.
  
  
• Gestión de camas. Una vez que se ha fijado el ingreso del paciente, se le asigna unidad de Enfermería y cama, teniendo en cuenta la situación clínica, las recomendaciones del médico que solicita el ingreso y la prioridad en el uso de camas disponibles.
  
  Sé exige conocer en tiempo real la situación de las camas en el hospital (censo de camas) y también, en cada unidad de hospitalización, la previsión de altas e ingresos.
  
  
• Registro del episodio de hospitalización. Se tiene que identificar el episodio mediante un número de registro. Se recogen los datos del inicio del episodio, el momento de ingreso y también el cierre del episodio, con el informe de alta del paciente.
  
  
• Coordinación organizativa del proceso asistencial. Durante su ingreso en el hospital, es frecuente que el paciente sea tratado a varios servicios asistenciales, de manera simultánea o sucesiva, para que se le realicen pruebas, las actuaciones previas al quirófano, incluso puede ser necesario realizar un traslado intrahospitalario.

Funciones del Servicio de Admisión:

El servicio de admisión es el responsable del manteniendo actualizado del registro de los pacientes que están pendientes de un procedimiento quirúrgico, así como facilitar el soporte administrativo a todos los servicios, con el fin de que se agilice el proceso asistencial del paciente y se pueda favorecer un adecuado uso y eficiente de los recursos disponibles.

Entre sus funciones destacan:

• Realizar la inclusión de los pacientes en la lista de espera quirúrgica.
  • Está formada por todos los pacientes que están a la espera de recibir una determinada prestación asistencial.
    
    
• Preparación y gestión de las pruebas para la cirugía de los pacientes en listas de espera. Gestionaran la realización de manera ambulatoria de todas las pruebas y estudios previos necesarios y específicamente el estudio preoperatorio y la valoración preanestésica.
  
  
• Gestión operativa de la programación quirúrgica.
  • Para ello se facilita a los servicios quirúrgicos la relación de pacientes ya preparados para fijar día y hora. Se suministrará el parte quirúrgico previsto, con la suficiente antelación.
    
    Se gestiona la reserva de habitación o de cualquier otro recurso que se precise y se avisa al paciente programado, comprobando una vez más su conformidad.
    
    
• Registro de movimientos y salidas en las listas de espera y de las actividades quirúrgicas.
  • Se debe producir en tiempo real, motivadas y se registraran las actividades quirúrgicas programadas y también la urgentes.

Procesos de la atención ambulatoria

En atención ambulatoria tenemos los siguientes procesos:

Todos estos servicios tienen en común que el paciente llega y se va en el mismo día, permaneciendo en el hospital unas horas y sin pernoctar.

Las consultas externas (y también las pruebas complementarias) constituyen áreas de muchísima actividad, reúnen un gran volumen de pacientes y usuarios.

El servicio de admisión ha de ir efectuando el registro de solicitudes, gestionara las citas y tratara de optimizar los tiempos de actividad en consultas externas, hospital de día, etc.

Entre las funciones que se desarrollan:

• La preparación de agendas de los profesionales: Colaboración, siguiendo las pautas marcadas, en la confección de las agendas de los profesionales sanitarios, manteniendo actualizados los calendarios y las agendas, realizando, cuando sea preciso, cambios de fecha (reprogramaciones), anulaciones de citas y otras modificaciones.
  
  
• Gestión de las citas. Se comprobará que la solicitud de la cita reúne los requisitos y criterios establecidos, y en caso afirmativo se asigna día y hora para la visita y facilita al paciente un resguardo de la cita proporcionada.
  
  
• Difusión de la actividad programada. Se deberá proporcionar a los servicios con la antelación suficiente la planificación diaria (pacientes citados con cada profesional).
  
  
• Información a pacientes y familiares. Informar a los pacientes y familiares sobre el funcionamiento de los servicios y trámites, poniéndose a su disposición para solucionar cualquier problema administrativo relacionado con la atención ambulatoria.

Procesos en Urgencias

En urgencias tenemos los siguientes procesos:

En el área de urgencias, el servicio de admisión proporciona apoyo organizativo a la unidad de urgencias del hospital. En este sentido se debe, conocer en todo momento y en tiempo real el número de pacientes que hay en esta unidad. Saber de su ubicación física y recoger información de su situación que le proporcione el personal sanitario que lo atienda.

Entre las funciones más importantes podemos resaltar las siguientes:

• Registro del episodio de urgencias.

El paciente por sí mismo o mediante su acompañante, siempre que sea posible, se identificará con la tarjeta sanitaria o documento identificativo de identidad e irá proporcionando sus datos.

Quedará identificada cada asistencia con un número, que es único y permanece constante. Se registra los datos básicos de fecha y hora de solicitud de asistencia, procedencia y motivo.

También se registrarán los datos del alta del paciente, cerrando así el episodio asistencial, indicando fecha y hora del alta en urgencias, diagnóstico del alta y destino del alta.

• Apoyo en el proceso asistencial

Se proporcionará el soporte a los servicios asistenciales que actúan en el área de urgencias para la correcta gestión de procedimientos diagnósticos y para la elaboración de la documentación clínica.

Si el paciente dispone de historia clínica en el hospital y fuese necesaria para la gestión del episodio asistencial, se encargará de solicitarla y suministrarla.

Conclusión

El servicio de admisión y documentación clínica es un servicio no asistencial de carácter multidisciplinar, encargado de integrar los procesos asistenciales de todos los pacientes y usuarios en el ámbito de la atención especializada, pero también de la atención primaria de las áreas de salud.

Dada la creciente complejidad de los servicios sanitarios, y el incremento de la demanda asistencial, es necesario estructuras que faciliten la ordenación, coordinación y priorización de los procesos que se producen alrededor de la asistencia sanitaria, manteniendo los principios básicos de equidad y eficiencia en el uso y garantizando la cohesión del conjunto de los servicios sanitarios.

Bibliografía

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