Seguridad laboral en oficinas. Riesgos y medidas preventivas

Autores: Inés Molina Cuevas, Tamara De Pedro Alonso, Alegría Montes Rodríguez, Sergio Naredo Gutiérrez, Paula Menéndez García.

Introducción

La seguridad en el trabajo es el área de la Prevención de Riesgos Laborales que controla la actuación del trabajador en su entorno laboral en relación con la tarea que realiza, en especial en los espacios que trabaja, máquinas, útiles y herramientas, materiales, procesos y organización, así como las instalaciones utilizadas o por las que puede verse afectado para lograr el objetivo empresarial.

Como parte de la Prevención de Riesgos Laborales, la seguridad en el trabajo está controlada desde la normativa que regula ésta, siendo su norma principal la Ley 31/1995, de 8 de noviembre, Ley de Prevención de Riesgos Laborales.

En la mayoría de las empresas, independientemente al sector al que se dediquen, hay oficinas o despachos donde se realizan tareas administrativas que conllevan el tratamiento de información a través de soporte escrito o electrónico. Aunque tradicionalmente se ha considerado que el trabajo que se desarrolla en oficinas y despachos es un trabajo limpio y seguro, la realidad es que los accidentes ocurren. Si bien es cierto que los accidentes no suelen ser graves, no por ello deja de ser necesario investigarlos y tratar de evitarlos.

Con la introducción de las nuevas tecnologías lo que se ha conseguido es que en todas las oficinas la principal herramienta de trabajo sea el ordenador, siendo utilizado durante toda la jornada laboral. Por lo que con este articulo lo que queremos conseguir es hacer ver los riesgos y las patologías asociadas al uso de las pantallas de visualización de datos, las condiciones ergonómicas más adecuadas, así como otros tipos de riesgos de trabajo en oficinas asociados al puesto de trabajo y las medidas preventivas a adoptar por los trabajadores.

El trabajador que desarrolla su actividad laboral en oficinas y despachos fundamentalmente se accidenta en su puesto de trabajo. La mayoría de las lesiones que se producen son: torceduras, esguinces y distensiones, fracturas y contusiones. Y sin olvidarnos de las lesiones musculoesqueléticas que van unidas a posturas forzadas y a los movimientos repetitivos, la cervicalgias y la tendinitis, entre otras.

Sistemas y medidas preventivas

Los trabajadores que desarrollan su trabajo en oficinas y despachos están expuestos a los siguientes riesgos:

Caídas y golpes contra objetos

Las caídas y los golpes principalmente se producen por:

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  • La caída de estanterías sobrecargadas o deterioradas.
  • Tropezones y caídas por la presencia de cables de teléfono, de ordenadores, por las cajas y material de oficina que se encuentra en las zonas de paso y por los suelos mojados.
  • Golpes en las piernas con los cajones o los armarios mal cerrados.
  • Las lesiones que se producen a causa de estos riesgos suelen ser: fracturas, luxaciones, torceduras, esguinces, distensiones y traumatismos superficiales.

Las medidas preventivas que se deben aplicar por parte de la empresa deberían ser:

  • La canalización de todo el cableado de los ordenadores y de las demás instalaciones eléctricas.
  • Mantener las zonas de paso despejadas, ordenando las cajas y los paquetes.
  • Cuando haya líquidos en el suelo, avisar a la persona responsable para que lo limpie y señalice la zona. Respetar siempre la zona de señalización. No transites por zonas mojadas. Si esto no es posible o te has de desplazar por las escaleras, hazlo con precaución.
  • Cerrar las puertas de los armarios, cajoneras y demás elementos para así evitar los golpes y los tropiezos.
  • Archivar la documentación y el material de oficina de forma estable y segura para así poder evitar sobrecargar las estanterías y con el material más pesado colocarlo en las estanterías inferiores. Avisar al personal de mantenimiento si se observa algún elemento del mobiliario que pudiera estar en mal estado.

Posturas y movimientos adoptados

La postura más usada suele ser la de estar sentado en la mesa de trabajo mientras se escribe, se lee o se trabaja con el ordenador.

Los riesgos asociados a este tipo de trabajo están relacionados con las posturas y movimientos que hacemos cuando trabajamos con el ordenador.

El hecho de estar continuamente sentado y durante mucho tiempo además de afectar a la circulación sanguínea puede conllevar a problemas musculoesqueléticos. Además, los hábitos postulares incorrectos por parte del trabajador supondrán forzar posiciones de cuello, brazos o espalda derivando también en daños sobre la salud.

El uso del ordenador implica a veces que esos movimientos sean repetitivos.

Las medidas preventivas que se deben aplicar deberían ser:

  • Organiza tu espacio de trabajo de forma que los elementos y materiales que vas a utilizar estén ordenados y al alcance de la mano.
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  • Cuando hables por el teléfono, no sujetes el auricular del mismo entre el hombro y la oreja.
  • Si tu trabajo te lo permite alterna distintas actividades en las que se adapten movimientos y posturas diferentes porque así conseguirás que los músculos no se cansen de hacer el mismo movimiento durante mucho tiempo continuado.
  • La silla de la oficina regularla de tal manera que los brazos estén apoyados en la mesa y pegados al cuerpo formando un ángulo recto con el antebrazo y que los mulos permanezcan en una posición horizontal con los pies en el suelo. Ajustar la inclinación del respaldo de tal manera que en la cadera forme un ángulo de aproximadamente 100º entre el tronco y los muslos.
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  • La utilización del teclado debe de ser un factor in influyente en la postura durante el trabajo. El recomendable que se mantengan los brazos doblados por el codo, en un ángulo de 90º, con la espalda recta y hombros en postura relajada y los brazos deben estar apoyados encima de la mesa. Debe ser un teclado móvil, inclinarlo entre 0º y 25º color mate y negro y teclas bien diferenciadas.
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  • La utilización del ratón para ciertas tareas, obliga al trabajador a estar mucho tiempo con la mano sobre él producción posturas forzadas de muñeca. Para evitar daños en ella la mano y la muñeca rectas sobre el ratón, el codo tiene que formar un ángulo recto y el brazo tiene que estar descansando sobre la mesa. Con lo que debe existir un espacio mínimo de 10 cm desde el teclado hasta el borde de la mesa para así poder apoyar las manos y los brazos.
  • El reposa-muñecas es una almohadilla que se coloca al borde del teclado cuya misión es la de mantener las muñecas apoyadas a una altura suficiente para poder trabajar con la muñeca recta.
  • Cuando te sientes apóyate en los reposa-brazos, procurando acercar lo máximo la espalda en el respaldo. Evita hacerlo en el extremo del asiento.
  • Usar reposapiés porque es una herramienta que permite que descansen las piernas y así poder descargar el peso de las caderas en la posición sentada. Este utensilio debe de ser móvil para que así se pueda usar según las necesidades y debe ser ajustable entre 0º y 15º.
  • Cuando estés trabajando mueve los pies y las piernas. Intercala la opción de descansar los pies en el suelo o en el reposapiés.
  • Evita cruzar las piernas o flexionar las rodillas por debajo de 90º. Éstas posturas hacen que se tense la espalda y dificulta la circulación.
  • Evitar estas más de 2 horas sentado seguidas. Es recomendable levantarse y caminar durante cortos periodos de tiempo para que la circulación se active.

Fatiga visual

En las oficinas y despachos el trabajo que más se desarrolla en la lectura y realización de documentos. Ésta tarea requiere estar muy fijamente con la vista pegada a una pantalla de ordenador y por tanto a un riesgo de fatiga visual.

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Los riesgos principales de la fatiga visual son:

  • El contraste y el brillo de la pantalla inadecuadamente ajustados.
  • Iluminación del puesto de trabajo insuficiente o excesiva que obligue al usuario a forzar la vista.
  • Reflejos que, originados por las ventanas, la iluminación y los muebles, inciden sobre la pantalla.

Las medidas preventivas que se deben aplicar deberían ser:

  • Evitar deslumbramientos o reflejos en la pantalla. Para ello, ubícala de manera que la fuente de luz incida de manera lateral en la misma.

La mayoría de las pantallas de los ordenadores tienen inclinación orientable, tanto en el plano vertical como en el horizontal. Esto te permite acomodar la pantalla en la posición más adecuada.

  • Sitúa la pantalla frente a ti.
  • Regula tu posición y la de la pantalla de manera que la horizontal de tu vista coincida con el borde superior del ordenador, quedando la misma ligeramente por debajo de los ojos (entre 10º y 60º), y a una distancia en torno a los 50 cm (normalmente va en función del tamaño de la pantalla). Evitar ponerla por encima de la horizontal; en posición elevada provoca extensión de cuello que sobrecarga tu musculatura cervical.
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  • Realiza los ajustes que sean necesario de modo que el brillo y el contraste sean los más adecuados.
  • El tamaño de los caracteres debe ser suficientemente grandes para que se puedan leer con facilidad y evitar la fatiga visual.
  • Evitando letras rojas sobre un fondo azul, el amarillo sobre el verde o viceversa.
  • Alterna períodos de lectura en la pantalla (distancia corta) con períodos de mirada a larga distancia (horizonte, objeto lejano). Esto ayudará a relajar la musculatura que da movilidad a los ojos.

Confort acústico

El oído es el encargado de captar gran parte de la información que hay alrededor de una persona. Pero esa información puede volverse distorsionada por un componente que es el ruido. El ruido es un contaminante físico el cuál los trabajadores pueden estar expuestos en algún momento dado de su vida laboral. Con lo que esto no quiere decir que éste tipo de exposición sea considera patógeno, según lo reglamentado en el R.D 286/2006, de 10 marzo, sobre la protección de la salud y la seguridad de los trabajadores contra los riegos relacionados con la exposiciones al ruido. BOE núm. 60 de 11 de marzo.

Los riesgos principales que genera son:

El ruido en las oficinas impide la concentración sobre el trabajo a realizar intelectualmente. Los ruidos que más se pueden producir en las oficinas son los provocados por el sonido de los teléfonos, impresoras, fax… e incluso las conversaciones entre otros compañeros.

Las medidas preventivas que se deben aplicar deberían ser:

Estos problemas se pueden minimizar dividiendo las zonas de trabajo, para que de ésta forma las personas puedan desarrollar su trabajo intelectual más tranquilos y aislados de cualquier tipo de ruido.

Confort térmico

La calidad de aire interior es importante en los edificios dedicados a oficinas y despachos, puesto que en muchos casos es el origen de problemas de salud y falta de bienestar para los trabajadores. Ello es debido a la existencia de posibles factores de riesgo, como un inadecuado ambiente térmico y una deficiente ventilación. Unas buenas condiciones climáticas resultan importantes para prevenir daños en la salud de los trabajadores de oficinas y constituyen un factor que influye directamente en el bienestar y en la ejecución de la tarea.

Las medidas preventivas que se deben aplicar deberían ser:

  • Para protegerse del calor que entra por las ventanas se deberían de colocar persianas o cortinas de láminas verticales o micro malla.
  • Las entradas de frío se deben limitar cerrando y sellando las entradas de aire…
  • Se recomienda que para que el trabajador pueda trabajar bajo un microclima óptimo para desarrollar su trabajo, el propio trabajador pueda regular de forma local sus condiciones de temperatura y humedad.

Temperatura operativa en verano: 23 – 26 ºC

Temperatura operativa en invierno: 20-24 ºC

Humedad relativa: 45-65%

Conclusiones

El trabajo que se desarrolla en oficinas no presenta riesgos tras graves como en otros sectores industriales, agrícolas o de las construcciones, pero presenta otros tipos de riesgos que deben detectarse. Sus consecuencias abarcan incluyen diferentes trastornos musculoesqueléticos (como dolor de espalda y cuello), fatiga visual, dolor de cabeza, irritación de ojos, el disconfort térmico, la falta de motivación y el estrés.

Todos estos trastornos derivan del uso continuo de los ordenadores, manejo de software, la utilización de mobiliario y así como la determinada exposición a condiciones ambientales de ruido, temperatura, humedad e iluminación. Una buena elección y diseño de todos estos elementos tiene una influencia importante sobre la comodidad, eficacia en el trabajo, e incluso sobre la salud de los trabajadores.

Aspectos básicos a tener en cuenta:

  • Establecer una adecuada organización de las tareas y del trabajo.
  • El diseño de unas buenas instalaciones que permita unas a buenas condiciones ambientales.
  • Una adecuada selección del equipamiento: sillas, mesas, ordenadores, etc….
  • Informas y formar a los trabajadores.

Referencias

  • Ley 31/1995, de 8 de noviembre, de prevención de Riesgos Laborales.
  • Manual para la prevención de riesgos laborales en las oficinas. Agustín González Ruiz, Pedro Mateo Floría, Diego González Maestre. 2003.
  • Prevención de riesgos laborales en oficinas y despachos. Libro. Autor: MC MUTUAL. 2008. Redacción y administración: Josep Tarradellas, 14-18
  • Evaluación de Riesgos en una Oficina. J. Ramón Bertomeu Bertomeu. 2015.
  • Real Decreto 39/1997 (Reglamento de los Servicios de Prevención).