Requisitos generales del área de archivo, recepción y préstamo de documentación sanitaria

Incluido en la revista Ocronos. Vol. V. Nº 11–Noviembre 2022. Pág. Inicial: Vol. V; nº11: 271.2

Autor principal (primer firmante): Soraya Laouquili Belhaj

Fecha recepción: 13 de noviembre, 2022

Fecha aceptación: 25 de noviembre, 2022

Ref.: Ocronos. 2022;5(11) 271.2

Autor:

Soraya Laouquili Belhaj

Categoría profesional: Auxiliar administrativo.

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Introducción

La superficie de la zona destinada para el almacenamiento de los archivos será determinada por el grosor de documentación existente y por el indicador de crecimiento que se prevé en un plazo razonable. Normalmente, se considera que el lugar que debe emplearse para custodiar los expedientes clínicos que se originan en un hospital, será aquél que permita la conservación en formato original de las historias correspondientes a la mitad de la población destinada. Por ello, es necesario conocer los requisitos que deben cumplir para un correcto mantenimiento.

Objetivos

Conocer los requisitos que debe tener un área de archivo de documentación sanitaria. Detallar los requerimientos que necesita en materia de ubicación, construcción, parámetros ambientales, etc.

Metodología

Se lleva a cabo una revisión bibliográfica de artículos e información publicada, en buscadores como Google académico y bases de datos como Dialnet, PubMed, etc. de los conceptos y palabras clave “archivo”, “documentación sanitaria”, “requisitos”, “ubicación”, etc.

Resultados

Las necesidades probables de crecimiento anual de un lugar destinado al archivo de documentación sanitaria dependerán básicamente de dos variables: el número de historias clínicas nuevas creadas anualmente y el volumen medio del conjunto de historias guardadas.

Historias de nueva creación / año

La previsión de crecimiento suele hacerse en base a un muestreo retrospectivo referido a las historias de nueva creación en los últimos cinco años. También puede hacerse teniendo en cuenta variables como: población asistida, la tasa de envejecimiento y otros indicadores como: nivel de dependencia, frecuentación hospitalaria, número de reingresos, cantidad  de pacientes nuevos a consultas externas, tamaño y nivel asistencial del hospital, incorporación de nuevas especialidades, etc.

Aumento del volumen de la documentación anterior: El incremento de la documentación contenida en la historia clínica, en los últimos años anteriores, facilita datos de utilidad para el espacio del archivo central.

El tamaño de los expedientes clínicos dependerá del espesor que tengan éstos, de la antigüedad del archivo, el número de readmisión por paciente, la cantidad de asistentes al hospital y a las consultas externas, la presencia o no de rutinas para la limpieza y eliminación de documentos no importantes, la estancia media, el tipo de población y patologías atendidas, etc.…

Ubicación del servicio de archivos

Por corresponder a un servicio central, hay que tener en cuenta, preferentemente, el grado de cercanía a los distintos servicios, las unidades de hospitalización y las consultas externas que vayan a utilizar sus servicios. Se frenarán las localizaciones lejanas que dificulten el trabajo de reparto y recogida de historias clínicas y, por tanto, se facilitará la consulta de los distintos profesionales, a la hora de realizar exploraciones o trabajos de investigación.

En segundo lugar, se debe estudiar que sea un espacio estable con suficiente espacio útil para instalar las distintas áreas de circulación y elaboración de la documentación, y su extensión previsible, para la asunción de otras tareas.

Otros aspectos para tener en cuenta a la hora de conseguir una correcta ubicación del archivo central serán:

  • Subsuelo idóneo, duro y sin peligro de humedades (Ley 13. 7/4/82).
  • Ubicado en un edificio aislado y de uso exclusivo para archivo.
  • Instalado en un lugar de relativa tranquilidad, alejadas de ruidos molestos o vibraciones nocivas.

Requisitos estructurales del archivo

Planificación

Las zonas de archivos deberán de tener diferentes dependencias, que, por razones de seguridad, se ubicarán las entradas y salidas autónomas desde fuera del edificio.

Los archivos convenientemente, donde se hallan guardadas las historias clínicas deberá separarse del resto del edificio.

El tamaño de todos los accesos, pasillos, puertas interiores, etc., tendrán que contar con bastante espacio para que puedan transitar carros de transporte, maquinaria para reprografía y miniaturización, resto de equipos y mobiliario.

Convendrán de instruirse las rutas de evacuación para los casos de emergencia, de acuerdo con las medidas esenciales de la edificación, así como cumplir la legislación sobre protección contra incendios.

Dependencias

La zona de archivo y conservación de las historias clínicas se ubicará debidamente clausuradas del resto, autorizada con medidas de protección contra riesgos de daños que pueden originarse del exterior y enlazadas con las demás dependencias y mediante direcciones oportunas.

Los sistemas de manejo que favorezca el transporte de la documentación clínica desde el archivo central a las zonas de hospitalización y zonas de consultorios, como montacargas y tubos neumáticos, ascensores deberán ser ubicados en un área exterior o pasillo cortafuegos sin que sea posible el acceso directamente desde el mismo lugar de archivo.

Requisitos de construcción

Como elementos de cierre estanco se emplearán puertas cortafuegos metálicas, con cerraduras antipánico.

Medidas ambientales

Los documentos custodiados deben ser conservados en un lugar dónde la temperatura alcance más o menos entre 15 y 21 grados centígrados con una humedad relativa que varíe entre 45 y 64 grados centígrados.

Iluminación

Deben impedirse que los rayos solares alcancen directamente la documentación guardada.

La luminosidad artificial acomodará un sistema deflector y/o difusor y otros que inutilicen las radiaciones directas sobre la documentación. Otras condiciones para la apropiada instalación eléctrica son las medidas de seguridad en prevención de incendios, disminuir el uso energético, instalación de mecanismos y luz de emergencia.

Los niveles óptimos de intensidad luminosa de un archivo de historias clínicas se cifran entre 150 lux, como mínimo, en las zonas de estar, vestuarios y otras zonas comunes. Como nivel máximo de 750 lux sería óptimo para las áreas donde se desarrollen trabajos de clasificación y otros especiales.

En métodos usuales se recomienda el empleo de alumbrado fluorescente.

Conclusiones

Los archivos sanitarios deben seguir unas condiciones de localización y requisitos medioambientales y materiales propios para tal fin, de acuerdo con una serie de parámetros establecidos para lograr las circunstancias óptimas. Estos criterios y procedimientos garantizan un buen mantenimiento de los expedientes y por ende, el correcto acceso a la información. También proporciona una mejor gestión de los todos procesos documentales y por supuesto mayor efectividad en el trabajo en grupo.

Bibliografía

  1. Morro SM. [Online]; 2009 [cited 2022 noviembre 12. Available from: https://blogoac.files. wordpress.com/ 2016/04/archivo-hc-t-2.pdf.
  2. Cano MR. El rincón del Vago. [Online]. [cited 2022 noviembre 12. Available from: https://html.rincondel vago.com/ archivo-hospitalario.html.
  3. Comunidad Baratz. Baratz. [Online]; 2020 [cited 2022 noviembre 12. Available from: https://www.comunidad baratz.com/ blog/normas-fundamentales -que-debe-seguir-tu-archivo/.