Incluido en la revista Ocronos. Vol. IV. Nº 3–Marzo 2021. Pág. Inicial: Vol. IV; nº3: 169
Autor principal (primer firmante): Daniel Busto Suárez
Fecha recepción: 3 de Marzo, 2021
Fecha aceptación: 28 de Marzo, 2021
Ref.: Ocronos. 2021;4(3): 169
Autor: Daniel Busto Suárez
Categoría profesional: Auxiliar Administrativo.
Una de las tareas del Auxiliar Administrativo puede encontrarse en el departamento de Archivos Clínicos de un hospital. Sus labores varían semanalmente en función del turno en el que trabaje. Por tanto, esta presentación se centrará en las actividades a desarrollar cuando se trabaja en el puesto de Servicios Generales, uno de los más exigentes ya que se requiere organización y capacidad de ‘multitarea’. El objetivo consiste en realizar la labor de manera eficiente para evitar los agobios y el desorden, así como para lograr cumplimentar en tiempo y forma la actividad diaria.
En este punto se antoja clave la buena planificación. El auxiliar administrativo tiene por delante cuatro tareas principales, con la dificultad de que, en ocasiones, pueden llegar a solaparse y no sea posible realizarlas en una secuencia determinada.
- En primer lugar, debe atender las llamadas telefónicas. En la mayoría de estos casos será para recibir el aviso de que alguna historia clínica ha sido solicitada por uno de los servicios.
- En segundo lugar, debe clasificar, utilizando el criterio de ordenación de terminación de tres dígitos, la documentación suelta que llega a lo largo de la jornada al departamento.
- En tercer lugar, sacará del almacén de Archivos las carpetas de las Historias Clínicas que sean peticiones realizadas por el resto de servicios a través de la aplicación Selene.
- Finalmente, guardará en su lugar correspondiente las carpetas que regresen al departamento tras haber sido consultadas por los médicos.
Para acometer todas estas tareas será necesaria una buena organización y capacidad para priorizar las necesidades.
De esta forma, se logrará mantener un servicio de Archivos ágil, en el que se puedan atender con fluidez las peticiones realizadas por el resto de servicios, para que las historias clínicas de los pacientes lleguen a tiempo y puedan ser consultadas por los médicos antes de la visita.
También se logrará mantener en el orden correcto las carpetas que contienen las historias clínicas de los pacientes, que en los hospitales pueden llegar contabilizarse por cientos de miles.
Gestión y manejo de las Historias Clínicas
El objetivo consiste en prestar Historias Clínicas (H.C.) guardadas en los Archivos de un hospital, solicitadas por los diferentes Servicios mediante el programa informático Selene, para que su localización, ubicación y sus movimientos siempre queden registrados correctamente. Del mismo modo, también es necesario recuperar esas Historias Clínicas tras su uso, registrando su regreso en los Archivos para futuras peticiones.
En primer lugar, hay que consultar las peticiones que se han realizado desde las diferentes áreas, Servicios y departamentos del hospital. A través del Selene se realiza la consulta con la siguiente ruta:
- Listado:
- Archivo:
- Listado de preparación genérico (aquí se rellenan tres campos):
- Motivo de Préstamo (los más habituales son, por ejemplo, Asistencia no programada, CEX, Despacho, HAD, HDD, HDQ, Urgencias, Informes de Correo y Estudios e Investigación).
- Archivo: ‘Activo historias’ (cabe recordar que las H.C. se distinguen entre ‘activos’ y ‘pasivos’, siendo las primeras las solicitadas con mayor frecuencia y, por tanto, las ubicadas en el propio hospital, a las que tienen acceso directo los auxiliares administrativos).
- Rango de fechas: se pondrán los días de hoy y mañana.
- Archivo:
Se imprime ese listado generado y también el llamado ‘listado de preparación genérico desglosado por solicitante’.
Se buscan las carpetas de esas H.C. en el almacén de Archivos y se registra su salida con la pistola scanner, también desde el Selene, en la ruta:
- Listas de trabajo:
- Préstamos genéricos.
Finalmente, las carpetas se agrupan, identificadas con el papel impreso del ‘desglosado por solicitante’ para que el celador las lleve al Servicio que las solicitó.
De esta forma se logra mantener un control preciso de la ubicación en la que se encuentra cada Historia Clínica en todo momento, ya que sucede con cierta frecuencia que varios Servicios soliciten esa Historia Clínica en un periodo de tiempo muy corto e incluso lleguen a solaparse.
La recuperación de las carpetas es un proceso similar, pero más sencillo. Se seguirá la siguiente ruta en el Selene:
- Lista de trabajos:
- Gestión de préstamos:
- Recuperar carpetas. En el espacio nombrado ‘nombre carpeta’ se seleccionará la opción ‘histórica clínica’ y se escaneará cada carpeta con la pistola.
Después se guardarán en su lugar correspondiente del almacén de Archivos.
Conclusiones
Si el Auxiliar Administrativo es capaz de priorizar sus tareas, dependiendo de la urgencia que requiera cada momento y situación, se conseguirá un servicio eficaz, algo que en ocasiones puede complicarse debido al gran volumen de historias clínicas que se manejan a diario.
En esta misma línea, es necesario tener conocimiento en todo momento de la ubicación de las Historias Clínicas y de quién las solicita. Por eso cada movimiento debe ser registrado a través del programa Selene.
Bibliografía
Apuntes propios elaborados tras experiencia de trabajo en el área sanitaria V del Principado, tanto en centros de salud como en el Hospital de Cabueñes (Gijón).