Habilidades necesarias para desempeñar un buen trabajo de auxiliar administrativo

Incluido en la revista Ocronos. Vol. VI. Nº 4–Abril 2023. Pág. Inicial: Vol. VI; nº4: 222.12

Autor principal (primer firmante): Naual Mimun Aomar

Fecha recepción: 11 de abril, 2023 

Fecha aceptación: 23 de abril, 2023 

Ref.: Ocronos. 2023;6(4) 222.12

Autores:

1. Naual Mimun Aomar
2. Farida Mohamed Hadi
3. Farat Abderraman Mohatar
4. Rebeca Elsy Azulay Hassan
5. Luisa Kaddur Seg Diel
6. Hikram Abdelkader Mohamed

Introducción

Aquí es donde entran en juego las habilidades de un asistente administrativo. Y son ellos los que se encargan de velar por el normal funcionamiento de la empresa.

Por ello, sus funciones se centran en las actividades de registro, planificación y programación, y en el caso de las pequeñas empresas, son los responsables del área de RRHH en tareas específicas, como selección, nómina o logística.

Las funciones administrativas son:

• Recibir a los visitantes y guiarlos a su destino.
• Atender las llamadas, correos, correspondencias, faxes que entran y salen. 
• Redactar, archivar y revisar documentos como reportes, recibos, memos, hojas de cálculo y otros documentos administrativos.
• Organizar y archivar documentos tanto físicos como digitales por ejemplo correos electrónicos, recibos, reportes y otros archivos administrativos.
• Coordinar y agendar reuniones de negocios, entrevista, citas, eventos corporativos y actividades afines.
• Contactar clientes y terceros, gestionar sus archivos y gestionar sus reclamos y llevar a cabo sus requerimientos de manera eficiente.
• Encargarse de la coordinación administrativa y resolver cualquier problema o requerimiento administrativo.
• Mantener su área de trabajo limpia y ordenada.

Objetivos

Conocer las habilidades para un buen funcionamiento del trabajo

Metodología

Para realizar este trabajo se hizo una revisión bibliográfica de artículos científicos, cuya búsqueda fue en las bases de datos científicas Medline, PubMed, Scielo y Google Académico. Los criterios de inclusión de los artículos para la revisión fueron: el año de publicación, el idioma y el área temática.

Se establecieron filtros de acceso a texto completo.

Desarrollo

Las actividades de estos empleados son muy variadas y por eso las empresas buscan determinadas habilidades de un auxiliar administrativo. 

Estas habilidades de un auxiliar administrativo son las siguientes:

• Ser organizado Sus funciones incluyen los siguientes procesos en diferentes momentos. Esta característica es importante porque son los encargados de obtener datos básicos y administrar la información financiera de la empresa, y porque estas áreas son esenciales para el normal funcionamiento de la empresa.
• Facilidad en las relaciones interpersonales. Es importante interactuar con empleados de diferentes áreas y el ambiente se crea basado en el respeto y la convivencia. Como empleado directo de la gerencia, es uno de los rostros representativos de la empresa ante los empleados y clientes potenciales.
• Seguridad de información. Esta habilidad se debe a que maneja información importante sobre las finanzas de la empresa, ubicación de los empleados, salario, contratos y un conjunto de información personal que no debe ser divulgada.
• Orientado al cumplimiento de metas

Esto es más importante cuando la empresa se enfoca en vender o administrar una gran base de clientes.

• Dispuesto a aprender Es importante que cada profesional aprenda cada día más sobre su trabajo y en este caso desarrollar aún más las habilidades de asistente administrativo.
• Dinámico y positivo. Esta característica es solicitada por todos los profesionales. En el caso concreto del personal administrativo, se trata de un plus esperado, ya que no solo tienen que garantizar un buen ambiente de trabajo, sino que también tienen que ser un buen compañero, facilitando la cooperación con otros departamentos de la empresa.
• Gestión humana y del tiempo para realización de tareas: Este puesto a menudo está ocupado, por lo que buscamos a alguien con habilidades de gestión del tiempo y la capacidad de priorizar sus tareas.
• Comunicación efectiva con los compañeros de trabajo y pacientes: Los asistentes no son líderes, pero deben poder comunicarse tanto con jefes como con colegas. Esto definitivamente evitará problemas.
• Escribir continuamente los informes y notas necesarios.
• Pensamiento crítico. Si bien el liderazgo no se destaca entre las habilidades de los asistentes administrativos, se requiere pensamiento crítico para saber tomar las decisiones correctas.
• Habilidad para escribir en inglés. La verdad no es lo más importante, pero aquellos que puedan hablar y escribir un segundo idioma, como el inglés, sin duda lo apreciarán.
• Habilidades de resolución de conflictos Si surge un problema y el responsable está ausente, el asistente administrativo debe hacerse cargo de la solución para continuar con el funcionamiento normal del negocio.
• Habilidad para categorizar, organizar y clasificar registros Una de las habilidades que debe poseer este profesional es la capacidad de clasificar y almacenar documentos de la empresa. La clasificación dependerá del sistema que utilice la empresa.
• Relación. En algunos casos, un asistente administrativo o contador debe trabajar con otros. Por ello, la capacidad de crear relaciones interpersonales es una de las competencias de este especialista. De hecho, le permite hacer conexiones de trabajo con sus colegas. 

Bibliografía

1. School, E. B. (s. f.-a). Aptitudes de un auxiliar administrativo | Euroinnova. Euroinnova Business School. Recuperado 31 de marzo de 2023, de https://www.euroinnova.edu.es/blog/aptit udes-de-un-auxiliar-administrativo
2. Sch ool, E. B. (s. f.-b). Habilidades de un auxiliar administrativo | Euroinnova. Euroinnova Business School. Recuperado 31 de marzo de 2023, de https://www.euroinnova.co/blog/habilidad es-de-un-auxiliar-administrativo