Autores: Martínez López, Alan ¹. Álvarez González, María Begoña ¹. Técnico Especialista de Anatomía Patológica, Hospital Universitario Central de Asturias, Oviedo

La gestión de las muestras biológicas (biomuestras) que se manejan en los Servicios de Anatomía Patológica está regulada, fundamentalmente, bajo tres leyes:

– Ley Orgánica de Protección de datos (LO 15/1999)

– Ley Orgánica de Autonomía del paciente (LO 41/2002)

– Ley de Investigación Biomédica (LO 14/2007)

Uno de los aspectos recogidos en ellas es el derecho de todo paciente, al que se le haya tomado una biomuestra, a conocer donde está dicha muestra, para qué ha sido utilizada y donde ha sido desechada. Aquí entra en juego la trazabilidad, que debe ser completa y debe asegurar el seguimiento de la muestra durante todo el proceso.

La trazabilidad se define como: “aquellos procedimientos preestablecidos y autosuficientes que permiten conocer el histórico, la ubicación y la trayectoria de un producto o lote de productos a lo largo de la cadena de suministros en un momento dado, a través de herramientas determinadas”.

En este texto se detallan las herramientas y procesos necesarios para realizar la trazabilidad de muestras del Archivo Húmedo del Servicio de Anatomía Patológica, ubicado en el Hospital Universitario Central de Asturias (HUCA).

Este seguimiento tiene la peculiaridad de que es el tramo final que recorren las biomuestras en dicho hospital. El Archivo Húmedo es el espacio donde se conservan los restos de piezas que no ha seleccionado el patólogo tras su paso por el área de macroscopía. Estos restos pueden ser utilizados para realizar estudios complementarios. En el HUCA dichos restos son desechados definitivamente a los tres meses del cierre del caso a estudio.

El seguimiento de las muestras se realiza con un ordenador portátil que puede ser desplazado a las dos ubicaciones que tiene el Archivo Húmedo (AH) en el HUCA. Existe un almacén de pequeño tamaño muy cerca del área de macroscopía, donde se almacenan las muestras más recientes. Y otro de mayor tamaño, anexo a la sala de autopsias, donde se almacenan hasta su eliminación definitiva.

En la trazabilidad de las muestras utilizamos el software PAT-Win v4.10.0.1, que se conecta con las bases de datos del Software TPID de DAKO, que es el que realmente controla la trazabilidad. Comienza el proceso en el almacén pequeño:

Iniciar la aplicación PAT-Win haciendo doble click sobre su icono. Tiene forma de corazón y es de color negro sobre fondo blanco.

Se abre una pantalla de identificación donde hay que introducir Usuario y Clave. El campo Centro no es necesario introducirlo.

Abierto el programa, hay que ir al módulo de gestión de archivo de materiales. Se utilizan dos apartados distintos al gestionar el archivo de muestras:

1. Ubicación de materiales. Este apartado del software se utiliza con las muestras que hay en el archivo húmedo pequeño, situado junto al área de macroscopía.
2. Destrucción de material. Usado cuando se gestionan muestras que se van a desechar. Están localizadas en el almacén junto a la sala de autopsias.

UBICACIÓN DE MATERIALES (ARCHIVO HÚMEDO)

El marcaje de biopsias que se realiza en este apartado sirve para identificar qué casos han pasado de la sala de tallado (macroscopía) al archivo húmedo. Estas muestras, habitualmente piezas quirúrgicas, no han sido incluidas en su totalidad y queda material que puede ser utilizado para obtener nuevas muestras.

En la pantalla principal de PAT-Win, pinchar sobre el menú situado en la parte superior izquierda de la pantalla. En la pestaña Archivo, opción 12, “Archivo de materiales”, apartado Ubicación de materiales.

Archivo→ Archivo de materiales→ Ubicación de materiales

Tras abrirse el módulo de ubicación, situar el cursor en el campo marcado con el cuadro rojo y pasar el láser del lector de códigos (pistola) sobre la pegatina del frasco que contiene la muestra. También se puede introducir el número de biopsia mediante el teclado.

Utilizar preferentemente el código con forma más cuadrada. Se encuentra situado sobre el final del número de biopsia y la letra de bote.

Se pueden escanear varios códigos seguidos. Cada vez que se escanea un nuevo código hay que tener la precaución de verificar que el cursor esté situado en el campo marcado con un cuadro rojo. Si hay un número de biopsia previo en la casilla marcada de rojo, debe estar totalmente sombreado en color azul. De esta forma, al introducir un nuevo código, este sobre escribirá el anterior. Si no fuese así nos daría error, ya que mezclaría los dígitos de ambos números.

Los números de biopsia escaneados se irán acumulando en la pantalla formando un listado.

Una vez completada la validación de todas las muestras, o cada cierto tiempo si son muchas, se pincha sobre el botón “Ubicar”. PatWin pedirá confirmación de esta acción. Pinchar sobre el SÍ para confirmar los cambios.

Tras esto las muestras cambian de estado y aparecen en Nueva ubicación, ARCHIVO HÚMEDO.

DESTRUCCIÓN DE MATERIAL (ALMACÉN JUNTO A SALA DE AUTOPSIAS)

La identificación de biopsias de este apartado registra las muestras que han sido desechadas. Este proceso de eliminación se realiza en muestras de pacientes cuyos casos han sido cerrados, al menos, con dos meses de antelación.

Pinchar sobre el menú situado en la parte superior izquierda de la pantalla, pestaña Archivo, opción 12, “Archivo de materiales”, apartado Destrucción de material:

Archivo→ Archivo de materiales→ Destrucción de material

Se abre una pantalla vacía, en la pestaña “Material a destruir”. El programa consulta que muestras corresponden a casos que lleven cerrados al menos dos meses. Esta consulta tarda bastante tiempo. Toca esperar y no cerrar la pantalla.

Cuando PatWin termina la consulta, la pantalla vacía se llena de números de biopsia, indicando que están ubicadas en el archivo húmedo.

Situar el cursor sobre el campo de búsqueda de PatWin y pasar el código de barras del recipiente.

Si dicha muestra no puede desecharse, no aparecerá resaltada en la pantalla. Solo estará en el campo de búsqueda.

Escanear otro recipiente.

Si la muestra se puede desechar aparece resaltada en azul en la pantalla. Pinchar en el botón “Marcar material como destruido” para eliminar dicha muestra.

Tras esto la muestra desaparece del listado y podemos continuar escaneando botes.

Cuando se termine la tarea se devolverá el equipo informático a su ubicación original

Bibliografía

http://www.patologia.es/ volumen42/vol42-num1/ 42-1n03.htm

http://gestion-calidad.com/ trazabilidad-en-calidad

https: //histoscientifics. blogspot.com/2015/ 10/importancia-del-area-de- macroscopia- y.html