Gestión de la información en la administración pública: “un recurso estratégico»

Autores:

1. Pilar Sandra Azagra Asín. Administrativa.
2. Eva María Azagra Galindo. Gestión Función Administrativa.
3. Sergio Bayona Morón. Gestión Función Administrativa.
4. Natalia Duce Salomón. Administrativa.
5. Begoña Latre Espuña. Función Administrativa.
6. Carlos Azagra Galindo. Función Administrativa.

Resumen

La gestión de la información en la Administración Pública es fundamental para mejorar la eficiencia, la transparencia y la toma de decisiones en los poderes públicos. En un contexto de transformación digital, la información se convierte en un recurso estratégico que permite optimizar los servicios públicos, mejorar la rendición de cuentas y fomentar la participación ciudadana. Este artículo explora cómo la correcta organización, almacenamiento, procesamiento y uso de los datos en el sector público contribuye al cumplimiento de los objetivos gubernamentales, la mejora en la prestación de servicios y la creación de políticas más efectivas ¹.

Entre los desafíos que enfrenta la gestión de la información en este ámbito se encuentran la protección de datos, la interoperabilidad entre sistemas, la calidad de la información y la formación del funcionariado de la Administración Pública en competencias digitales. Asimismo, se destaca la necesidad de marcos normativos y éticos sólidos que garanticen el uso adecuado de los datos, sin comprometer la privacidad de la ciudadanía.

Al gestionar la información como un recurso estratégico, no solo se mejora el rendimiento institucional y se fortalece la confianza pública, sino que también se promueve una Administración más ágil y eficaz en su respuesta a las demandas sociales.

Palabras clave: Información, Sistemas de información, Gestión de la información, Administración Pública, Sector Público

Introducción

En la actualidad, existe numerosa normativa que viene a formular manifestaciones en las que se establece que la ciudadanía tiene derecho a mantenerse informada a través de las estadísticas oficiales y que, a fin de mantener su confianza, los organismos encargados de esa tarea han de decidir, con arreglo a criterios estrictamente profesionales, científicos, éticos y públicos, los métodos para reunir, procesar, almacenar y presentar esos datos.

Se trata, pues, de un derecho de toda la ciudadanía a conocer todos los datos estadísticos disponibles acerca de la situación económica, demográfica, social y ambiental de su país, y no de un derecho solo reservado a los/las investigadores/as que lo soliciten o a las personas que acrediten tener un concreto interés en el asunto.

Actualmente, la información es un recurso básico para cualquier actividad humana, y es necesario que dicha información sea precisa, oportuna y relevante y esté orientada hacia los actores de los diferentes procesos organizacionales para la toma de decisiones, especialmente cuando la realidad cambia constantemente.

Hoy día, la transparencia es un signo representativo del nivel de democracia de un Estado y la falta de esa transparencia repercute en la calidad y en la credibilidad del régimen democrático.

Por ello, es necesario establecer Sistemas de Información que permitan disponer de forma organizada la información sobre el estado de los datos para facilitar la toma de decisiones, teniendo en cuenta que esos datos son los que proporcionan toda la información que existe en una organización.

Metodología

El estudio está basado en una investigación consistente en la revisión bibliográfica sobre la literatura científica existente.

Se ha realizado una búsqueda sistemática de libros, revistas de divulgación científica y webgrafía en las principales bases de datos, seleccionando artículos con contenidos relacionados con el tema de estudio.

Objetivos

• Analizar el papel estratégico de la información en la Administración Pública
• Destacar la importancia de implementar estrategias efectivas de gestión de la información en la Administración Pública

La información como recurso para la Administración Pública

Es a través de los sistemas de información, que se mantiene y mejora la eficacia de las instituciones y políticas existentes en una organización, se responde de manera eficaz a los cambios para un mejor desarrollo y se hace frente al impacto de las tecnologías de la información para mejorar la gestión, el rendimiento, la productividad y la responsabilidad en el sector público.

Teniendo en cuenta que la información y el conocimiento deben de estar en el primer plano de toda la actividad de las organizaciones para lograr el éxito, con el desarrollo de la automatización, las administraciones públicas han pasado a ser más eficaces y eficientes.

En un Estado social y democrático de Derecho, parece claro que el logro de un desarrollo pleno de los valores constitucionales: la libertad, la justicia, la igualdad y el pluralismo político necesita que los poderes públicos utilicen los instrumentos que la Administración pone a su servicio para suministrar a la ciudadanía, las facilidades necesarias que les permitan tener acceso a la información de todos los aspectos que inciden en el pleno desarrollo de sus derechos y obligaciones, como ciudadanos/as de un Estado social y democrático de Derecho ².

La Constitución Española, establece ³:

• En el artículo 103.1 que “la Administración Pública sirve con objetividad los intereses generales y actúa de acuerdo con los principios de eficacia, jerarquía, descentralización desconcentración y coordinación con sometimiento pleno a la Ley y al Derecho”.
• El artículo 105 se convierte en marco referencial para la regulación legal de la audiencia a la ciudadanía directamente o a través de las organizaciones y asociaciones reconocidas por la Ley, para la elaboración de las disposiciones administrativas que les afecten y también para el acceso de la ciudadanía a los archivos y registros administrativos.
• El artículo 29 reconoce, como derecho fundamental el Derecho de Petición al disponer que “todos los españoles tendrán el derecho de petición individual y colectiva, por escrito, en la forma y con los efectos que determine la Ley”.

Disponer de un acceso libre a la información en el sector público es un derecho básico, necesario tanto para lograr la transparencia de los poderes públicos ante la ciudadanía, como para maximizar los beneficios que los resultados del trabajo de sus entidades pueden generar para toda la sociedad.

Beneficios de una gestión eficiente de la información

• Optimización de la toma de decisiones: Al tener acceso a información precisa y actualizada, públicos el funcionariado de las administraciones públicas puede tomar decisiones mejor fundamentadas, lo que se traduce en políticas más efectivas y en la resolución de problemas de manera proactiva.
• Transparencia y rendición de cuentas: La gestión eficiente de la información contribuye a la transparencia en el uso de los recursos públicos. Al hacer accesible la información a la ciudadanía, se refuerza la rendición de cuentas y se fomenta la confianza en las instituciones.
• Mejora en la prestación de servicios públicos: La correcta organización de los datos permite una prestación de servicios más ágil y eficaz, mejorando la experiencia de la ciudadanía en su interacción con las instituciones públicas.
• Fomento de la innovación: La explotación de grandes volúmenes de datos y el uso de herramientas analíticas avanzadas abren la puerta a la innovación en la Administración Pública, lo que permite crear nuevos servicios y mejorar los existentes.

Conclusiones

En conclusión, la gestión eficiente de la información en la Administración Pública es un factor clave para mejorar el desempeño institucional y responder de manera efectiva a las necesidades de la sociedad. La optimización en la toma de decisiones, basada en datos precisos y actualizados, permite desarrollar políticas públicas más efectivas y proactivas. Además, la transparencia y la rendición de cuentas se ven fortalecidas al facilitar el acceso de la ciudadanía a la información, lo que genera mayor confianza en las instituciones ⁴.

Asimismo, la correcta organización y uso de los datos contribuye a mejorar la calidad y rapidez de los servicios públicos, impactando positivamente en la experiencia ciudadana.

A su vez, el aprovechamiento de tecnologías avanzadas y la explotación de grandes volúmenes de datos abren nuevas oportunidades de innovación, permitiendo la creación de servicios más modernos y eficientes.

En conclusión, una gestión de la información estratégica no solo fortalece a la Administración Pública, sino que también impulsa el desarrollo y la satisfacción social.

Bibliografía

1. Barrero DF. Criado JI. Integrando la información de la Administraciones Públicas en la gestión del conocimiento. Una solución desde la web semántica y los servicios web. 2004.
2. Sánchez Vignau B. Rodríguez Muñoz J.V. La información como recurso en el desarrollo de las organizaciones de las administraciones públicas. Anales de documentación (internet). (Citado el 23/9/2024) 2000, 3. Págs. 155-165 Disponible en. https://digitum.um.es/digitum/bitstream/ 10201/3693/4/AD3%20%282000%29%20p%2015 5-165.pdf.
3. Constitución española. Boletín Oficial del Estado núm. 311, 29 de diciembre de 1978., pp. 29313 a 29424.
4. La calidad de servicio en la Administración Pública. [Internet]. Jul. 1 [citado el 22 de 2024] 2021;8(1):425-37. Disponible en: https://revistas.uss.edu.pe/index.php/EM P/article/view/1648.