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Autores: Beatriz Angélica Saavedra Salas (Auxiliar Administrativo), Carolina Caso Soriano (Auxiliar Administrativo), Emma Sarmiento Beneitez (Auxiliar Administrativo).
El espacio es imprescindible en todos los aspectos de la vida. Almacenar documentos, como las historias clínicas y expedientes administrativos requiere una dedicación especial y un lugar adecuado para conservarlos.
Digitalizar un documento es la representación de un documento por un conjunto de sus puntos o muestras, el resultado se denomina Imagen digital del documento. El proceso de digitalización de documentos se obtiene al capturar las ¨esquinas¨ donde terminan las líneas o cambio de dirección de los trazos del documento. La digitalización es fundamental para hacer una representación digital de los mapas de bits de un documento en papel, mediante este proceso de digitalización se almacena el archivo en una base de datos. Al final el proceso siempre es el mismo y se basa en convertir un origen no digital (analógico) a una representación binaria (digital) del origen.
Es un proceso sencillo que consiste en escanear el documento físico mediante un escáner potente y a continuación conservarlo en un lugar adecuado.
Todo esto facilita los procesos de búsqueda en la consulta de documentos y expedientes, indexación por metadatos (nombres, fechas, códigos…)
Para realizar este proceso, la institución ha de plantearse si es mejor adquirir los medios necesarios para realizarlo con recursos propios (compra de escáneres y otros materiales necesarios) o subcontratar el servicio. Esto dependerá de las necesidades de la empresa: la cantidad de documentación a digitalizar, la disponibilidad de recursos existentes, tener personal disponible para su realización o no, etc.
La digitalización es el futuro en la organización de un archivo, se conseguirá un ahorro de tiempo, dinero y trabajo y una mejora en los servicios administrativos.
Además de la colaboración con la sostenibilidad del medio ambiente.
Ventajas Principales
Ahorro de espacio
Los archivos y documentos impresos implican una necesidad de almacenaje físico. Gracias a la digitalización, ese espacio puede destinarse a otro fin más necesario, como, por ejemplo, la creación de una zona de trabajo más cómoda.
Protección de los datos
El soporte en papel es vulnerable ante distintos factores externos que pueden dañar el material. Por ejemplo, el riesgo de humedad o incluso la propia huella del paso del tiempo. El soporte digital protege la información. Podemos observar cómo un libro se deteriora con el paso de los años, aunque haya estado muy bien cuidado. Esto mismo ocurre con los archivos en papel.
Gestión del tiempo en la consulta de datos
Un archivo físico puede tener el riesgo del desorden o la pérdida de algún documento. En el caso de un archivo online, obtienes el valor de la inmediatez como usuario. Es decir, por medio de una consulta rápida puedes acceder hasta la información exacta. A lo largo de la jornada de trabajo, estas búsquedas son tan frecuentes y necesarias que, al optimizar los tiempos en estas tareas, son muchos los minutos que ganas al final de la jornada.
Mejora de la productividad
Gracias a la integración de la tecnología en el proyecto de empresa, el personal adquiere una mayor destreza en la realización de las gestiones al simplificar las búsquedas. Cuando mejora la calidad de vida en el trabajo, incluso el bienestar emocional aumenta.
Una empresa puede mostrar su compromiso social implicándose en causas importantes, como por ejemplo, la sostenibilidad ambiental. La digitalización de documentos propicia este ahorro en el consumo de papel. Además, si se precisa una copia de un documento, siempre se puede imprimir.
Acceso a la información a través de distintos dispositivos tecnológicos
Este sistema ofrece medidas de seguridad para filtrar quién tiene acceso a los contenidos.
Reciclaje profesional
Gracias a la gestión documental, también se desarrollan competencias tecnológicas.
Fuente
http:// www.tbs-telecon.es/ que-es-digitalizar-un-documento-proceso-digitalizacion-documentos