Funciones básicas de Excel para el auxiliar administrativo del servicio de salud

Incluido en la revista Ocronos. Vol. V. Nº 9–Septiembre 2022. Pág. Inicial: Vol. V; nº9: 197

Autor principal (primer firmante): Mariángeles Gómez Urdiales

Fecha recepción: 26 de agosto, 2022

Fecha aceptación: 23 septiembre, 2022

Ref.: Ocronos. 2022;5(9) 197

Autoras:

  1. Mariángeles Gómez Urdiales
  2. Pilar Ferre Guerrero
  3. Fatima Ibn Kacem Ibn Kassem
  4. María De La Consolación Berruezo Buendia
  5. María Dolores García Torrente
  6. Marzok Buzzian Maanan

Introducción

El personal administrativo del Servicio de Salud debe trabajar con hojas de cálculo a menudo, ya que dentro de sus funciones se encuentra realizar tareas de carácter ofimático, con alta carga burocrática. El Excel es el software más extendido en este sentido y en el que se basan otras versiones gratuitas.

Por ello, es importante que el auxiliar administrativo del Servicio de Salud conozca las funciones básicas de esta hoja de cálculo.

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Objetivos

Definir las funciones básicas de Microsoft Excel que debe conocer y dominar el auxiliar administrativo del Servicio de Salud para facilitar su trabajo, ahorrando tiempo y esfuerzo.

Metodología

Revisión bibliográfica y análisis de diferentes estudios y manuales sobre Microsoft Excel.

Resultados

Analizadas las tareas habituales del auxiliar administrativo del Servicio de Salud, definimos las funciones más importantes que debe dominar y conocer de Microsoft Excel este profesional: Insertar filas de forma personalizada: utilizado cuando es necesario insertar filas en la tabla existente, entre las filas actuales, de forma que agregamos varias en el mismo proceso mediante un acceso directo que nos permitirá ahorrar tiempo.

Presionamos las teclas “control”, “mayúsculas” y “+”, lo que nos permitirá elegir el número de filas que queremos insertar. Una vez seleccionado el número de filas, presionamos el botón derecho del ratón para agregarlas de forma automática.

Función Suma: Con esta función podemos combinar celdas de nuestra hoja de cálculo para sumar su contenido. La forma más básica de sumar es mediante la fórmula “SUMA”. Para usarla, insertamos la función en la celda donde queramos se muestre el resultado.

La forma de hacerlo sería =SUMA(B3:B6). En este ejemplo, sumaríamos el intervalo desde la celda B3 a la B6. Función SI: otra función muy interesante es la función “SI”, que nos permite configurar una respuesta ante el valor de una celda. Vamos a ver un ejemplo de aplicación de esta variable: =SI(A2=5;”Sí”;”No”).

Mediante esta función, estamos solicitando que, si la celda A2 tiene el valor 2, nos devolverá la respuesta “Sí”. Si el valor es distinto, en la celda visualizaremos “No”. Atajos de teclado: Mediante los atajos de teclado podemos ahorrar mucho tiempo en las tareas más habituales que realizamos con nuestra hoja de cálculo. Los más relevantes son los siguientes:

  • CTRL + G Guarda el documento.
  • CTRL + Z Deshacer los cambios realizados.
  • CTRL + Y Rehacer un cambio.
  • CTRL + P Imprimir documento.
  • CTRL + X Cortar el texto o ítem seleccionado.
  • CTRL + C Copiar el texto o ítem seleccionado.
  • CTRL + V Pegar el fragmento que hemos copiado o cortado. 2808 Ir al final de los datos: Para desplazarnos directamente al final de un conjunto de datos, podemos ahorrar mucho tiempo si usamos la tecla “control” + las flechas de dirección.

De esta forma, nos llevará al final de los datos recogidos en una columna o fila. Buscar y reemplazar: utilizado para buscar una o varias palabras a lo largo de la hoja de cálculo y reemplazarlas por otras.

Muy útil cuando un error se repite en un texto muy amplio. Vamos a la barra de herramientas y pulsamos sobre Buscar y seleccionar para abrir el campo de buscar y reemplazar.

Tecleamos la palabra que queremos reemplazar en “buscar” y en “Reemplazar con” la palabra o frase que sustituirá a la anterior.

Valores máximos y mínimos: Mediante las fórmulas “MAX” y “MIN” podemos extraer los valores máximos y mínimos de un conjunto de celdas. Para ejecutar esta fórmula lo haremos de la siguiente manera: =MAX(A5,A6,B7,C9). En este ejemplo estamos solicitando que se nos muestre el valor máximo de las celdas A5, A6, B7 y C9.

Discusión – Conclusión

El trabajo del auxiliar administrativo del Servicio de Salud del Principado cuenta en numerosas ocasiones con situaciones en las que debe manejar una hoja de cálculo. Hacerlo con soltura posibilitará que este profesional sea más eficiente en su trabajo, por lo que es necesario que en un primer nivel conozco las funciones básicas de este software, a fin de familiarizarse con su funcionamiento, para, en un segundo nivel, establecer protocolos de formación en esta materia que hagan que el auxiliar administrativo sea un profesional actualizado, con un mejor desempeño y un aprovechamiento más efectivo de los recursos, mejorando la calidad asistencial de la que es participe.

Bibliografía

  1. Microsoft Office 2013. Word, Excel, Powerpoint, Outlook 2013. Funciones Básicas. (2014). Vv.Aa
  2. Office 2010 Práctico: Word, Excel, Access, PowerPoint (2018). Rafael Roca.
  3. Manual en línea de Microsoft Excel. https://support.office.com/es-es/article/ aprendizaje-de-excel-para-windows -9bc05390-e94c-46af-a5b3-d7c22f6990bb