Los documentos administrativos en el trabajo diario del personal de centros sanitarios

AUTORES

Silvia Nikole Arcoiza Pato, Ignacio Pérez García, Manuel Díaz del Blanco y Francisco Herrero León

INTRODUCCIÓN

La figura del auxiliar administrativo en Sanidad es crucial para poner la burocracia en orden. Para un buen funcionamiento de un hospital, como de cualquier centro sanitario, se necesita la presencia de auxiliares administrativos que se encarguen de todo el papeleo. Estas funciones pueden ser desde la gestión de citas de los pacientes, la creación y archivo en las historias clínicas, las tareas asistenciales que exige la institución, el orden de los datos en el sistema informático, la creación e interpretación de documentos administrativos, así como su redifusión, etc.

El principal valor del documento administrativo está determinado por su capacidad para producir efectos. Los efectos del acto administrativo quedan supeditados a la existencia y validez del documento que lo contiene.

METODOLOGÍA

Hemos realizado una revisión bibliográfica sobre documentos administrativos y sus efectos en buscadores web y en la Ley 39/2015, de 1 de octubre del Procedimiento Administrativo Común de las Administraciones Públicas, y también, aunque en menor medida, en la Ley 40/2015, de 1 de octubre (BOE del 2) de Régimen Jurídico del Sector Público.

OBJETIVOS

• Reconocer un documento administrativo y qué tipos de documentos administrativos hay.
• Distinguir entre las diferencias sustanciales entre un documento público y un documento ciudadano.

FUNCIONES DE LOS DOCUMENTOS ADMINISTRATIVOS

Las funciones que tradicionalmente se han atribuido a los documentos administrativos son las de constancia y las de comunicación. Por tanto, además del carácter documental (constancia) de los textos administrativos, por el que se asegura la conservación y pervivencia de las actuaciones administrativas, cumplen una función de comunicación entre la Administración y la ciudadanía.

Algunas características que definen el documento administrativo como tal:

1. Relativa a su génesis: Nacen espontáneamente al gestionar el interés de la Administración Pública; por ello son la memoria de las actuaciones administrativas que la ley establece.
2. Por su contenido, son documentos que sirven de testimonio de los derechos y obligaciones de los administrados y de la Administración. Aquí radica la doble función o valor del documento. Un valor primario, administrativo o legal, que tiene como principal objetivo servir de garantía y justificación de la gestión administrativa, y un valor secundario e histórico, ya que sirven de fuente de la historia.
3. Son documentos únicos. En efecto, cada documento constata un hecho jurídico único como consecuencia de una actividad o trámite en un procedimiento administrativo.
4. El carácter seriado de estos documentos. Procede aquí mencionar el aspecto burocrático de la Administración Pública, que somete el documento a la tramitación de un proceso administrativo de reenvío de unos despachos a otros. Ello complica, evidentemente, el procedimiento y la resolución, y origina documentos en serie o expedientes administrativos entendidos como el conjunto de documentos que genera o recibe la Administración en seguimiento de las normas jurídicas propias de esa Administración para la consecución de una resolución. Estos documentos se producen uno a uno; el nexo entre ellos es el asunto, y su finalidad, la resolución. Reflejan secuencialmente las actuaciones del procedimiento administrativo.

Fernández Bajón, 1996: 69

DOCUMENTO PÚBLICO

Tienen la consideración de documento público administrativo los documentos válidamente emitidos por los órganos de las Administraciones públicas. Las Administraciones Públicas emitirán los documentos administrativos por escrito, a través de medios electrónicos, a menos que su naturaleza exija otra forma más adecuada de expresión y constancia.

Artículo 26.1 de la Ley 39/2015.

A la vista del artículo 26.1 de la Ley 39/2015, hay que distinguir entre documento público administrativo y el resto de los documentos que pueda emitir la Administración.

Características del documento público son:

1. Procede de un órgano administrativo.
2. Produce efectos frente a terceros. Hay documentos que no están destinados a producir efectos frente a terceros o respecto a la propia Administración. Por ejemplo: MEMORIAS, RESÚMENES, EXTRACTOS, PUBLICIDAD de la actividad administrativa. Serían documentos administrativos de naturaleza diferente al que contiene el acto administrativo.
3. Cumple unos requisitos formales y de contenido.

TIPOS DE DOCUMENTOS ADMINISTRATIVOS

Acta

Con carácter general, el término acta se utiliza para la denominación de los documentos que acreditan hechos, circunstancias, juicios o acuerdos. Deja constancia de lo sucedido en una reunión, de los acuerdos tomados, de las deliberaciones, de las intervenciones, etcétera.

Certificado

El certificado es un documento que acredita actos, o situaciones de carácter administrativo. Es decir: es un documento mediante el cual se reconocen oficialmente uno o más hechos. Es un documento solemne, en el que quien certifica responde de su contenido. (V. gr. artículos 40.3 y 24.4 de la Ley 39/2015).

También se utiliza el término certificación para las acreditaciones emitidas por el secretario de un órgano colegiado sobre acuerdos adoptados por éste (artículos 16.2, 17.7 y 18.1 de la Ley 40/2015).

Carta

La carta es una comunicación escrita de carácter interpersonal de contenido general, no prevista en la tramitación de un procedimiento administrativo, pero sí es una forma válida de dirigirse entre el ciudadano y la Administración y viceversa.

Convocatoria

La convocatoria es un documento por medio del cual se solicita la presencia de alguien en un lugar concreto en una fecha y hora determinadas para asistir a una reunión

Correo electrónico

El correo electrónico se utiliza indistintamente para comunicarse dentro de la Administración, entre administraciones, y para comunicarse con los ciudadanos.

Notificación

La notificación es un documento administrativo, con el que se comunica una resolución o acuerdo a la persona interesada.

Resolución

La resolución es el documento administrativo que recoge las decisiones del órgano competente que ponen fin al procedimiento administrativo, resolviendo todas las cuestiones planteadas en éste.

Solicitud o instancia

La solicitud es un documento por medio del cual una persona se dirige a la administración con una o varias peticiones sobre un asunto reglamentado. La presentación de un documento de solicitud determina siempre la existencia de actividad administrativa y, normalmente, la iniciación de un procedimiento formalizado. Cuando la solicitud es sobre un asunto que no está legislado por los poderes públicos se utiliza el documento llamado petición.

DOCUMENTOS DE LOS CIUDADANOS

Son los particulares los emisores y la Administración, el receptor. No son documentos administrativos en sí mismos, pero el ciudadano participa de la actividad administrativa e inicia con ello un procedimiento administrativo.

Los documentos de los ciudadanos se caracterizan por su antiformalismo, de modo que pueden presentar cualquier tipo de estructura aunque, existen también existen modelos de instancia generalizados en las administraciones. El objetivo es servir de guía a la ciudadanía, para facilitar sus relaciones con la Administración.

Tipos de documentos generados por los ciudadanos:

1. De sugerencia
2. Solicitud
3. Recurso
4. Reclamación
5. Denuncia
6. Alegación

CONCLUSIONES

En conclusión, los administrativos gestionan, organizan, planifican, atienden a los pacientes o usuarios y realizan tareas administrativas, de soporte y apoyo a la organización. …

Entre las principales funciones de los administrativos se encuentran: Tramitar documentos o comunicaciones internas o externas en los circuitos de información de la empresa, es por tanto necesario que dispongan de un conocimiento actualizado y de soltura ante los mismos.

Los documentos administrativos que generamos en el uso de nuestras funciones funcionan como comunicación principal con los ciudadanos, por ello debemos demostrar profesionalidad en el manejo de la información.

BIBLIOGRAFÍA

• Fernández Bajón, M. T. (1996). Documentación administrativa: una revisión de las tipologías documentales administrativas comunes. Revista General De Información Y Documentación, 6(2), 67. Recuperado a partir de https://revistas. ucm.es/index. php/RGID/ article/view/ RGID9696220067A
• Ley 40/2015, de 1 de octubre, de Régimen Jurídico del Sector Público.
• Ley 39/2015, de 1 de octubre, del Procedimiento Administrativo Común de las Administraciones Públicas
• REIG ALAMILLO, Asela: El discurso administrativo: análisis de la documentación pública de la Comunidad de Madrid, Madrid: Instituto Madrileño de la Administración Pública, 2008
• VILCHES VIVANCOS, Fernando y Sarmiento González, Ramón: Manual de lenguaje jurídico-administrativo, Madrid: Dykinson, S.L., 2010