Documentación y archivo en el centro sanitario

Incluido en la revista Ocronos. Vol. IV. Nº 4–Abril 2021. Pág. Inicial: Vol. IV; nº4: 124

Autor principal (primer firmante): M Mercedes Vázquez Caro

Fecha recepción: 27 de Marzo, 2021

Fecha aceptación: 22 de Abril, 2021

Ref.: Ocronos. 2021;4(4): 124

Autora: M Mercedes Vázquez Caro

La Real Academia de la Lengua define documento como “un escrito que pruebe o acredite algo”.

También se define documento, a toda expresión en lenguaje gráfico, sonoro o imagen, que es recogido en cualquier tipo de soporte.

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Pueden ser:

  1. Minutas: borradores o escritos preparatorios del cual surge el original.
  2. Original: documento hecho por voluntad del autor y conservado en la materia y forma en que se emitió.
  3. Copia: reproducción del original.
    • Simple: La hace el particular.
    • Certificada: la hace la Administración Pública y garantiza la autenticidad de la copia.
    • Compulsadas: son copias simples que la Administración Pública coteja.

Tiene la consideración de documento público administrativo todo documento válidamente emitido por los órganos de las Administraciones Públicas. Cada Administración determinará los órganos que tengan atribuidas las competencias de expedición de copias auténticas de documentos públicos o privados.

La copia de cualquier documento público gozará de la misma validez que estos, siempre que exista constancia de que sean auténticas.

Documentos de instituciones sanitarias: clínicos y administrativos. Documentación sanitaria

Es el conjunto de documentos elaborados en la atención asistencial al paciente y en las gestiones administrativas relacionadas con ella.

Tipos:

Documentación clínica

Todos los documentos que se refieren a datos referidos a la salud del paciente y a la asistencia prestada. Se le conoce como “Historia Clínica”, y nos permite recoger la información del paciente sobre su situación y evolución a lo largo del proceso asistencial.

Documentación administrativa

Son los documentos necesarios para gestionar, organizar y coordinar los recursos y factores de los centros sanitarios.

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Orden en la documentación de la Historia Clínica

El orden en la documentación de la Historia Clínica del paciente que ya haya sido dado de alta, tanto en hospitalización como en consultas externas, estará en primer lugar los que más se consulten y que resuman el proceso asistencial.

Será el personal administrativo el encargado de que la documentación de la Historia Clínica del paciente que se envíe al Archivo esté correctamente ordenada.

Archivo

Las funciones del Archivo son las de recoger, conservar y servir. La Ley obliga un plazo mínimo de conservación, durante el cual puede ser requerida su presentación. Por ello los documentos se conservarán debidamente ordenados y clasificados.

– Clases de archivos:

Según el grado o frecuencia de utilización:

  • Archivos activos o de gestión: recogen documentos recién entregados en la entidad o de consulta frecuente.
  • Semiactivos: contienen documentos provenientes de archivos activos por haberse realizado sobre ellos el trabajo concreto.
  • Inactivos: recoge los documentos que habiendo perdido todo su valor operativo y funcional, conservan valor histórico, político, o documental. •

Según el lugar de emplazamiento:

  • Generales o centralizados: documentos que se conservan en el mismo lugar y es consultado por distintos departamentos.
  • Descentralizados o parciales: se encuentran en las distintas dependencias de la entidad. Estos a su vez pueden ser:
  • Departamentales o por secciones. – en el propio departamento por ser utilizado constantemente por este.
  • Personales. – de cada puesto de trabajo para que pueda ser de acceso inmediato a la persona que trabaja con ellos.

Ordenación del Archivo

En el trabajo del archivo, una vez establecido la clasificación de los documentos de un fondo o de una sección y atendiendo a los funciones u órganos de la entidad que lo produzca, se debe proceder a fijar el orden de los documentos en las distintas series documentales.

Un documento determinado, dentro de su serie, tendrá una localización determinada con relación a los otros.

Tipos de ordenación:

Los diversos tipos de ordenación que existen están en función de la unidad-orden elegida para determinar dicha ordenación. Los tipos de ordenación son los siguientes:

  • Si se elige como unidad la fecha de los documentos, tendremos la ordenación cronológica.
  • Si se ordena utilizando una palabra que pueda identificar a cada documento, tendremos la ordenación alfabética.
  • Si se elige un número como unidad-orden, estaremos ante la ordenación numérica.

Otras operaciones que se relacionan con la ordenación:

  • Desdoble o despliegue de documentos que se han conservado plegados, como mapas, planos, etc.
  • Signaturación y Sellado como medida de seguridad y control.
  • Datación indicar fecha completa.
  • Numeración y foliación se indica en lápiz en el lado superior derecho.
  • Agregación reubicación de documentos mal colocados, exige un testigo.

Bibliografía

  1. Ley 41/2002, de 14 de noviembre, básica reguladora de la autonomía del paciente y de los derechos y obligaciones en materia de información y documentación clínica.
  2. CGT sanidad. https://www.cgtsanidadlpa.org/ f/opes/administrativo/ tema_10.pdf
  3. Real Decreto 1708/2011, de 18 de noviembre, por el que se establece el Sistema Español de Archivos y se regula el Sistema de Archivos de la Administración General del Estado y de sus Organismos Públicos y su régimen de acceso.
  4. Ministerio del Interior de España. http://www.interior. gob.es/web/archivos- y-documentacion