La copia auténtica en la Administración del Principado de Asturias

Incluido en la revista Ocronos. Vol. III. Nº 2 – Junio 2020. Pág. Inicial: Vol. III;nº2:201

Autor principal (primer firmante): Arántzazu Quiroga Alonso

Fecha recepción: 15 de abril, 2020

Fecha aceptación: 25 de junio, 2020

Ref.: Ocronos. 2020;3(2):201

Autora: Arántzazu Quiroga Alonso

Resumen

La copia auténtica “en materia de procedimiento administrativo, y respecto de documentos públicos administrativos o privados, copia realizada por los órganos competentes de las administraciones públicas en las que quede garantizada la identidad del órgano que ha realizado la copia y su contenido, cualquiera que sea el soporte usado” (*).

* Diccionario del español jurídico. [Consultado el 11 de abril de 2020]. Disponible en: https://dej.rae.es/lema/ copia-aut%C3%A9ntica

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Por otro lado, La Ley 39/2015, de 1 de octubre, del Procedimiento Administrativo Común de las Administraciones Públicas nos dice que:

Desarrollo

Tendrán la consideración de copia auténtica de un documento público administrativo o privado las realizadas, cualquiera que sea su soporte, por los órganos competentes de las Administraciones Públicas en las que quede garantizada la identidad del órgano que ha realizado la copia y su contenido.

Las copias auténticas tendrán la misma validez y eficacia que los documentos originales.

Las copias auténticas de documentos privados surten únicamente efectos administrativos. Las copias auténticas realizadas por una Administración Pública tendrán validez en las restantes Administraciones.

A estos efectos, la Administración General del Estado, las Comunidades Autónomas y las Entidades Locales podrán realizar copias auténticas mediante funcionario habilitado o mediante actuación administrativa automatizada.

En cualquier caso, para garantizar la identidad y contenido de las copias electrónicas o en papel -y por tanto su carácter de copias auténticas- las Administraciones Públicas deberán ajustarse a lo provisto en el Esquema Nacional de Interoperabilidad, el Esquema Nacional de Seguridad y a ciertas reglas en función de si las copias auténticas son: copias electrónicas de un documento electrónico original o de una copia electrónica auténtica, con o sin cambio de formato; copias electrónicas de documentos en soporte papel o en otro soporte no electrónico susceptible de digitalización; copias en soporte papel de documentos electrónicos; copias en soporte papel de documentos originales emitidos en dicho soporte.

A estos efectos, las Administraciones harán públicos, a través de la sede electrónica correspondiente, los códigos seguros de verificación u otro sistema de verificación utilizado.

A este respecto señalar que la Administración del Principado de Asturias incorpora un Código Seguro de Verificación (CSV) a todos los documentos electrónicos producidos por la aplicación informática de tramitación y a aquellos que se escanean o agregan en las oficinas de asistencia en materia de registro de dicha Administración, que permitirá su validación y obtener un duplicado del documento validado para verificar que concuerda con el que posee; la tramitación online para la verificación de dichos documentos electrónicos se llevará a cabo a través de: http: //consultacvs.asturias.es/, que redireccionará automáticamente a:

https: //sedemovil. asturias.es/portal/ site/Asturias/ menuitem.46a76b 28f520ecaaf18e90dbbb3 0a0a0/?v gnextoid= 63f04d29650a6310VgnV CM10000097030a 0aRCRD&i18n. http.lang=es

Así, en un procedimiento de baremación de méritos del SESPA (Servicio de Salud del Principado de Asturias) por ejemplo, mediante el código de verificación seguro (CVS) otorgado a la solicitud correspondiente podremos consultar toda la documentación que hayamos presentado en el registro correspondiente a tal efecto.

La Ley 39/2015, de 1 de octubre, del Procedimiento Administrativo Común de las Administraciones Públicas estipula además que:

Los interesados podrán solicitar, en cualquier momento, la expedición de copias auténticas de los documentos públicos administrativos que hayan sido válidamente emitidos por las Administraciones Públicas. La solicitud se dirigirá al órgano que emitió el documento original, debiendo expedirse, salvo las excepciones derivadas de la aplicación de la Ley 19/2003, de 9 de diciembre, en el plazo de quince días a contar desde la recepción de la solicitud en el registro electrónico de la Administración u Organismo competente.

Así mismo, las Administraciones Públicas estarán obligadas a expedir copias auténticas electrónicas de cualquier documento papel que presenten los interesados y que se vaya a incorporar a un expediente administrativo.

Cuando las Administraciones Públicas expidan copias auténticas electrónicas, deberá quedar expresamente así indicado en el documento de la copia.

A este respecto, la Administración del Principado de Asturias, por medio de su Decreto 89/2017, de 20 de diciembre, por el que se regula la atención ciudadana y las oficinas de asistencia en materia de registros en la Administración del Principado de Asturias, sus organismos y entes públicos, nos dice que:

En el ámbito de la Administración del Principado de Asturias tendrán competencia para la expedición de copias auténticas de los documentos públicos administrativos o privados:

  1. Las oficinas de asistencia en materia de registros respecto de la documentación presentada por los ciudadanos para su registro.
  2. El órgano competente para la tramitación del procedimiento al que deba incorporarse la documentación objeto de la copia.
  3. Tratándose de documentos públicos administrativos, el órgano que los haya emitido o, en su caso, quien haya asumido sus funciones.
  4. Las unidades de digitalización que se creen en las distintas Consejerías mediante resolución de su titular para la conversión electrónica de expedientes y documentos en soporte papel.

En el supuesto de que, por el tiempo transcurrido, el documento original o los datos en él contenidos obrasen en un archivo general, histórico u organismo similar, la solicitud será cursada al correspondiente archivo para la expedición, en su caso, de la copia auténtica.

Así mismo, este Decreto estipula ciertas limitaciones en lo que se refiere a la expedición de copias auténticas, concretamente en los siguientes casos:

  • Cuando el documento contenga datos nominativos, o lo que es lo mismo datos referidos al nombre de una persona.
  • Cuando el documento contengan datos personales que puedan afectar a la intimidad de los titulares o bien de personas diferentes del solicitante.

Y, en cualquier caso, la solicitud de copia auténtica solo podrá ser negada en los supuestos establecidos en el artículo 27.4 de la Ley 39/2015, de 1 de octubre, del Procedimiento Administrativo Común de las Administraciones Públicas.

Conclusiones

La necesidad y utilidad de las copias auténticas viene dada para aquellos casos excepcionales en los que un procedimiento requiera obligatoriamente la presentación de un documento original, teniéndose en este caso derecho a obtener una copia auténtica para su presentación en lugar del documento original correspondiente.

Las copias auténticas expedidas por la Administración Pública -para que sean válidas- habrán de seguir ciertas normas o procedimiento, además de ser expedidas por determinados órganos de la Administración.

Fruto de la implantación de la Administración Electrónica tenemos el código seguro de verificación online que cada copia auténtica expedida precisa.

Bibliografía

Código de Verificación Segura (CSV). [Consultado el 11 de abril de 2020]. Disponible en: https: //sedemovil. asturias.es/ portal/site/ Asturias/ menuitem.39e046e22 bbc0d7ad 9db8433f23 00030/?vgnextoid= ea37b30c3173 d210VgnVCM 100000970 30a0aR CRD&i18n.http.lang=es

Decreto 89/2017, de 20 de diciembre, por el que se regula la atención ciudadana y las oficinas de asistencia en materia de registros en la Administración del Principado de Asturias, sus organismos y entes públicos. Boletín Oficial del Principado de Asturias, de 27 de diciembre de 2017. [Consultado el 11 de abril de 2020]. Disponible en: https: //sedemovil.asturias. es/ bopa/2017/ 12/27/2017-14395.pdf

Diccionario del español jurídico. [Consultado el 11 de abril de 2020]. Disponible en: https: //dej.rae.es/lema/ copia-aut%C3%A9ntica

El procedimiento electrónico. Las novedades en las nuevas leyes 39 y 40 de 2015. Guía para los gestores del Principado de Asturias. [Consultado el 11 de abril de 2020]. Disponible en: https: //www.asturias.es/ RecursosWeb/iaap/ contenidos/Articulos/ Formacion/2- Procedimiento_electr.pdf

Ley 39/2015, de 1 de octubre del Procedimiento Administrativo Común de las Administraciones Públicas. Boletín Oficial del Estado, de 2 de octubre de 2015, núm. 236, pp. 89343 a 89410. [Citado 11 de abril de 2020]. Disponible en: https: //www.boe.es/buscar/ act.php?id=BOE-A-2015-10565

Ley 39/2015, de 1 de octubre, del Procedimiento Administrativo Común de las Administraciones Públicas; Ley 40/2015, de 1 de octubre, de Régimen Jurídico del Sector Público. Preguntas frecuentes. [Citado 11 de abril de 2020]. Disponible en:  https: //www.hacienda.gob.es/ Documentacion/Publico/Portal Varios/Nuevas_leyes_administra tivas/FAQs%20LEY%2039-2015%20 LEY%2040-2015.pdf

201200077 – Verificación de documentos electrónicos. [Citado 11 de abril de 2020]. Disponible en: https://sedemovil. asturias.es/portal/ site/Asturias/menuitem. 46a76b28f520 ecaaf18e90dbbb3 0a0a0/?vgnextoid =63f04 d29650a6310V gnVCM10000 097030a0aRCRD &i18n.http.lang=es

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