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Autora: Gema María Rivilla Juárez
RESUMEN
El Servicio de Admisión y Documentación Clínica es un servicio no asistencial que se encarga de facilitar el acceso del usuario a la asistencia sanitaria especializada en régimen ambulatorio o de hospitalización, además de gestionar la historia clínica. El Servicio de Admisión tiene un carácter multidisciplinar.
Las funciones de admisión de hospitalización, urgencias y pacientes ambulatorios, conforman el área de gestión de pacientes. Las funciones de archivo de la historia clínica y documentación constituyen el área de gestión de la documentación clínica. Como resultado de ambas áreas y producto de ambas gestiones (pacientes y documentación) se configura el Sistema de Información Asistencial.
El auxiliar administrativo el es personal encargado de gestionar la admisión de los pacientes en los diferentes centros sanitarios así como el encargado de manejar la documentación clínica de los mismos.
Palabras clave: documentación clínica, admisión, administrativo, sanidad.
INTRODUCCIÓN
El servicio de Admisión y Documentación Clínica Es la Unidad encargada de articular en el ámbito de la Atención Primaria y Especializada del área de salud, la ordenación, coordinación y priorización de las actividades que se producen entorno a la asistencia médica con el fin de mantener la eficiencia en la utilización de recursos y la cohesión de la organización frente al paciente y su proceso asistencial, garantizando así el acceso a las prestaciones en condiciones de igualdad efectiva.
Además, es necesario disponer de sistemas de información homogéneos, fiables y suficientes, que posibiliten los procesos de gestión, la elaboración de indicadores de rendimiento y utilización y los controles de demanda asistencial, garantizando la protección de los datos y el derecho a la intimidad de los pacientes.
El Servicio de Admisión y Documentación Clínica constituye esta estructura de apoyo en el hospital, basada en el concepto de gestión de pacientes como área responsable de gestionar el flujo de los mismos por los distintos servicios que la Gerencia de Atención Integrada ofrece, así como tramitar su documentación clínica, y la información asistencial generada.
Para la organización del servicio resulta imprescindible disponer de una serie de instrumentos y requisitos básicos de infraestructura y organización:
- formación continuada del personal auxiliar administrativo.
- definición y creación de ficheros y registros de acuerdo a la información que se desea manejar
- establecimiento de los circuitos internos de comunicación y control de los procesos
- desarrollo de un software básico de apoyo a la actividad interna del servicio, abierto y modificable en el tiempo para su adaptación a las necesidades de cada momento.
El Servicio de Admisión y Documentación Clínica, puede y debe ser evaluado en función de los productos que obtiene y más en concreto en función de su capacidad y rendimiento. La evaluación continua a través de indicadores de actividad y de calidad, que involucran también a los servicios clínicos, favorece un clima de gestión compartida entre el Servicio de Admisión y Documentación Clínica y las unidades asistenciales.
OBJETIVO
Establecer las diferentes funciones que el auxiliar administrativo tiene que desarrollar para llevar a cabo un correcto trabajo dentro del Servicio de Admisión y Documentación Clínica.
METODOLOGÍA
Los datos científicos para llevar a cabo este artículo se han obtenido tras una búsqueda bibliográfica de artículos relacionados en diferentes bases de datos como Scielo, Medline, PubMed y Google Academy introduciendo los términos de búsqueda relacionados con el tema a tratar. También se han consultado guías clínicas relacionadas con la materia a estudio. Tras llevar a cabo la búsqueda, se han encontrado artículos publicados en inglés, portugués y español. Finalmente se han seleccionado los artículos que más se ajustaban a la información y descriptores establecidos.
ANÁLISIS Y DESARROLLO
GESTIÓN DE PACIENTES
El auxiliar administrativo de la salud como parte del Servicio de Admisión y Documentación Clínica tiene que integrar los contactos y movimientos asistenciales de todos los pacientes en el hospital y en su área de atención especializada. Sus funciones están orientadas hacia la coordinación
de acciones y recursos alrededor de la asistencia al usuario, teniendo una función moduladora y facilitadora de las tareas asistenciales de los servicios clínicos.
En las diferentes áreas básicas de atención (hospitalización, urgencias y atención ambulatoria), deberá desarrollar funciones y tareas encaminadas a:
- Gestión operativa de los procesos administrativos de acceso y circulación asistencial de
pacientes, con el fin de facilitar y garantizar una sencilla y ágil accesibilidad.
- Organización y evaluación del proceso asistencial, manteniendo la cohesión de la organización sanitaria ante el paciente y favoreciendo una adecuada y eficiente utilización de los recursos.
- Obtención de datos que ofrezcan al hospital información sobre la demanda existente y la actividad asistencial realizada.
Hospitalización
El auxiliar administrativo como parte del Servicio de Admisión y Documentación Clínica tendrá que regular los ingresos, traslados y altas del área de hospitalización, así como la actividad de las unidades asistenciales.
Las funciones del auxiliar administrativo con respecto a la hospitalización son:
- Solicitud y programación de ingresos.
- Gestión de camas.
- Registro del episodio de hospitalización.
- Coordinación organizativa del proceso asistencial
Actividad Quirúrgica
El auxiliar administrativo como parte del Servicio de Admisión y Documentación Clínica es responsable de centralizar y mantener actualizado el registro de los pacientes pendientes de un procedimiento quirúrgico no urgente, además de facilitar el soporte organizativo e informativo a los servicios, con el fin de agilizar el proceso asistencial del paciente y favorecer una utilización adecuada y eficiente de los recursos del área quirúrgica.
Las funciones del auxiliar administrativo con respecto a la actividad quirúrgica son:
- Inclusión de pacientes en lista de espera quirúrgica.
- Preparación para cirugía de los pacientes en lista de espera.
- Gestión operativa de la programación quirúrgica.
- Registro de salidas y movimientos en lista de espera y de la actividad quirúrgica.
- Coordinación y evaluación del proceso asistencial.
Atención Ambulatoria
El Servicio de Admisión y Documentación Clínica regula y programa el acceso a la atención sanitaria ambulatoria en el hospital y centros de especialidades dependientes de él. Incluye la gestión de pacientes en consultas externas, hospital de día y los procedimientos diagnóstico- terapéuticos que requieran programación previa.
Las funciones del auxiliar administrativo con respecto a la atención ambulatoria son:
- Programación y gestión de agendas.
- Gestión operativa de la solicitud de cita.
- Difusión de la actividad programada
- Registro de la actividad.
- Coordinación organizativa del proceso asistencial.
Urgencias
Desde el Servicio de Admisión y Documentación Clínica se da apoyo organizativo a la demanda de atención en la unidad de urgencias del hospital, proporcionando el soporte organizativo e informativo preciso para garantizar una adecuada asistencia de los pacientes.
Las funciones del auxiliar administrativo con respecto a la unidad de urgencias son:
- Registro del episodio de urgencias
- Coordinación organizativa del proceso asistencial
Derivaciones intracentros
El auxiliar administrativo como parte del Servicio de Admisión y Documentación Clínica debe coordinar las solicitudes de asistencia urgente y programada entre centros y debe valorar la adecuación de las mismas a las normas de derivación y a los procedimientos vigentes en cada momento, facilitando el soporte organizativo e informativo necesario que permita mantener la cohesión de la organización sanitaria ante el paciente.
Las funciones del auxiliar administrativo con respecto a la derivación de intercentros son:
- Recepcionar y registrar las solicitudes de asistencia dirigidas al propio centro o desde este a otros centros.
- Gestionar las solicitudes de asistencia dirigidas al propio centro o a otros centros en función de
criterios y prioridades establecidas por el hospital.
- Establecer las vías de comunicación y coordinación con otros centros y niveles asistenciales para la gestión de aquellos casos que precisen una asistencia urgente en otro centro o una continuidad en su atención.
- En el proceso de derivación de pacientes quirúrgicos a otros centros, asumir, de forma general, las siguientes tareas: Seleccionar coordinadamente con los servicios quirúrgicos, los pacientes para derivación, de acuerdo a los procedimientos establecidos; Realizar el aviso y localización del paciente para la propuesta de derivación.
- Tramitar las solicitudes de asistencia, así como la documentación clínica necesaria, garantizando
la confidencialidad de la misma.
- Programar la asistencia, confirmar y difundir la fecha y el procedimiento de la asistencia prestada.
- Mantener actualizado cada expediente abierto, registrando las posibles incidencias que pudieran surgir.
- Mantener en todo momento la unidad de contacto con el paciente.
GESTIÓN DE LA DOCUMENTACIÓN CLÍNICA
La responsabilidad del auxiliar administrativo en el área de documentación clínica es gestionar toda la información clínica generada por un paciente, independientemente del centro sanitario en el que sea atendido.
Las tareas que debe desempeñar el auxiliar administrativo de sanidad van dirigidas a organizar toda la documentación en una historia clínica única del paciente, custodiar, conservar y administrar la documentación que se va generando a lo largo de los sucesivos procesos asistenciales y, a través de procesos de análisis documental, recuperar selectivamente y difundir la información clínica demandada por los distintos usuarios.
Gestión de la Historia Clínica
Es el servicio de Admisión y Documentación Clínica el responsable de organizar toda la información clínica en una historia clínica única del paciente, facilitando su utilización por los distintos usuarios definidos por el centro.
Las funciones del auxiliar administrativo con respecto a la gestión de la historia clínica son:
- Identificación de la historia clínica
- Diseño y mantenimiento actualizado del formato de la historia clínica
- Control de calidad de la historia clínica
- Garantizar la accesibilidad de la historia
Archivo de Historias Clínicas
Es el Servicio de Admisión y Documentación Clínica, del cual forma parte el auxiliar administrativo de la salud el responsable de la conservación y custodia de las historias clínicas que se elaboran en el hospital. Este servicio es el que autoriza y ejecuta los movimientos y préstamos de la documentación clínica y mantiene actualizada su localización, asegurando la disponibilidad y velando por su confidencialidad.
Las funciones a desempeñar en el archivo de historias clínicas son:
- Custodiar las historias clínicas.
- Prestar y recepcionar las historias clínicas.
- Seguimiento de la documentación prestada.
- Mantenimiento y tratamiento de la documentación clínica
Codificación
El Servicio de Admisión y Documentación Clínica es el responsable de obtener y difundir a los usuarios internos y externos la información normalizada de los datos clínicos que se deriven de la asistencia del paciente, en relación con el conocimiento de la patología atendida y procedimientos realizados.
La función del auxiliar administrativo con respecto a la gestión de la historia clínica es:
- Tratamiento de la información clínica
CONCLUSIÓN
Se hace necesario la creación de una guía que contribuya a la normalización de las funciones que el auxiliar administrativo de la sanidad debe desempeñar dentro del Servicio de Admisión y Documentación Clínica, promoviendo nuevas líneas de actuación en el campo profesional de la admisión y la documentación clínica. La información generada en dicha guía proporcionará las bases para la formación y la distribución de los recursos humanos de forma óptima.
Su aplicación contribuirá a la unificación y normalización de los contenidos de la actuación profesional. En una época en la que los usos y costumbres sociales, debido a las nuevas tecnologías, impulsan una evolución de consecuencias imprevisibles, el recuerdo de lo que es una buena metodología y cómo debe transmitirse la misma, es un ejemplo a seguir por cualquier profesional que pretenda ser riguroso en su trabajo.
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