Índice
Primer autor: Laura Álvarez García (auxiliar administrativo del SESPA)
Segundo autor: María Catia Fernández Álvarez (auxiliar administrativo del SESPA)
INTRODUCCIÓN
El servicio de suministros de un hospital, es el encargado de aprovisionar todos los recursos materiales que necesitan los distintos servicios del propio hospital y los centros de salud. Cabe señalar que el servicio de suministros está formado por el Departamento de Compras y por el Almacén General.
En el departamento de compras se llevan a cabo las siguientes funciones:
- Se reciben las ofertas de los proveedores en relación a productos con los que se trabaja habitualmente (mejoras de precios) o bien presentación de productos nuevos que podrían interesar a todos o a algunos servicios del hospital.
- Se estudian las ofertas de los proveedores teniendo en cuenta la relación calidad/ precio, los presupuestos disponibles, y el consumo de los materiales.
- Se comunica a los proveedores si aceptamos o no la oferta planteada. En el caso de ser aceptada, es necesario presentar la propuesta a la Junta de Compras del Hospital que es quién se encarga finalmente de autorizar o no autorizar la compra.
- Se realizan los pedidos de los materiales que necesitamos a los proveedores. Cada producto tiene asignado un código en base a un catálogo centralizado, que es el mismo para todos los centros de la Comunidad Autónoma, lo que facilita la gestión, ya que los proveedores tienen ese mismo catálogo y de esta manera se mejoran las comunicaciones entre ambos.
- Se gestiona la entrega de pedidos, estableciendo un plazo de entrega para los mismos, y reclamando aquellos pedidos no entregados en el plazo.
Por su parte, en el Almacén General se llevan a cabo las siguientes tareas:
- Recepción de mercancía: el material que tramita el Departamento de Compras se recibe en el almacén.
- Preparación de pedidos solicitados por los distintos servicios o centros de salud para su posterior reparto a los mismos.
- Realización de inventario, control de stock, control de caducidades.
OBJETIVO
En este trabajo, vamos a centrarnos en las funciones que llevaría a cabo el auxiliar administrativo responsable del Almacén General. Para ello, conoceremos más en profundidad cuales son los protocolos de actuación en el Almacén General.
METODOLOGÍA
Para realizar este estudio donde pretendemos dar a conocer las funciones del auxiliar administrativo de la salud en el departamento de suministros, y en concreto en el caso del responsable del Almacén General, nos guiamos por la propia experiencia adquirida al trabajar en ese puesto durante un tiempo. También nos guiamos por las aportaciones de otros compañeros del propio departamento a nuestro estudio.
LOS PROCEDIMIENTOS A SEGUIR EN EL ALMACÉN
LA ENTRADA DE LA MERCANCÍA
El horario de recogida de mercancía en el almacén de estudio es de 8,00 a 15,00 horas. Puede recibirse mercancía por razones de urgencia fuera de este horario avisando en información y dejándolo en el almacén.
La mercancía se recibe cuando llega el transportista, en ese momento se debe controlar el nº de paquetes que entrega y el estado de los mismos, rechazándose los que no estén en buenas condiciones y en el caso de que el número de paquetes no coincida con los que figuran en el albarán del transportista se hará constar en el original y en la copia que entrega, en el caso de que no dejen albarán se hará constar en el albarán del proveedor, o en todo caso en uno interno. Si el transporte exige que se le selle el albarán del proveedor, se sellará con la leyenda “conforme salvo examen”.
Al recibir los paquetes se mirarán las condiciones de almacenamiento, si necesita frío (Entre 0 y 15º C aprox.) se meterá en la nevera, en el caso de que la mercancía sea de congelador (- 0º C) se avisará a suministros para proceder a su recepción.
La mercancía se queda a la entrada del almacén en espera de que se le dé de paso.
LA RECEPCIÓN DE LA MERCANCÍA
Este apartado es el más interesante desde el punto de vista del auxiliar administrativo, puesto que es en donde desarrolla gran parte de su trabajo.
La mercancía recibida diariamente se recepciona al día siguiente comprobando que el material recibido es el mismo que el que figura en el propio albarán del proveedor que la envía, comprobando referencia, nº de unidades y embalaje, marcado CE y fecha de caducidad. Se cubre el parte diario de REGISTRO DE ENTRADA, anotando PROVEEDOR, MATERIAL, Nº UNIDADES, CADUCIDAD, MARCADO CE, SI ES DE NEVERA y se le da el Vº Bº( visto bueno) de almacén si todos los datos del albarán del proveedor coinciden con la mercancía recibida, en caso contrario se anota las diferencias en el apartado OBSERVACIONES.
A continuación se comprueba cada albarán de proveedor con el pedido en formato papel, verificando que la mercancía recibida es la solicitada en descripción y referencia, nº de unidades y caducidad, si es correcta suministros da el Vº Bº anota el código del producto y el destino del mismo que puede ser almacén, en caso de mercancía almacenable, o cualquier servicio del Área si la mercancía no es almacenable. En caso de incidencias o no conformidad se anota en el apartado de observaciones y se llama al proveedor para proceder a solucionar el problema o proceder a la devolución del material.
A continuación se lleva el parte al almacén para la colocación o reparto de la mercancía. Previamente se coloca una etiqueta en el material con el código del producto.
COLOCACIÓN DE MERCANCÍA – Celador de almacén.
Una vez que se haya dado el Vº Bº a la mercancía recibida se procede a etiquetarla con el nº del código y a continuación se coloca en el espacio del almacén destinado a ello teniendo en cuenta la fecha de caducidad, deberá colocarse más a mano la mercancía que caduca antes.
REPARTO DE MATERIAL – Celador de almacén
La mercancía no almacenable se reparte al servicio destinatario, previamente se anotará en el libro de reparto, la mercancía, nº de bultos que se entrega y fecha. La persona que recibe el material deberá firmar el libro.
El material almacenable se reparte en función de los partes de entrega que recibe de suministros, en los que aparece el servicio peticionario, la descripción, código, cantidad y ubicación del material solicitado.
El almacén recibe diariamente los partes de entrega de mercancía a distintos servicios del Hospital y Centros de Salud. Éstos solicitan material una vez a la semana, salvo peticiones urgentes. El celador de almacén coloca el material solicitado por un servicio en cajas que son repartidas diariamente, salvo los que van fuera del Hospital que se ajustan al calendario de reparto establecido y que son recogidos en el almacén y entregados por transportes contratados externamente. Los pedidos de estos Centros son colocados en el almacén en espera de su recogida en el lugar para ello establecido.
El resto de pedidos son entregados en los sitios que cada servicio ha establecido.
CONCLUSIONES
El abastecimiento de un Hospital General así como de los centros de salud, depende del gran trabajo que hay detrás del departamento de Suministros. En concreto detectar posibles errores en la mercancía recibida corresponde al auxiliar administrativo responsable del Almacén, figura clave en el correcto funcionamiento del aprovisionamiento sanitario y en extensión de una buena gestión en materia sanitaria.
Gracias a una buena gestión logística y de aprovisionamiento podemos dar un buen servicio a los pacientes y usuarios. Es por ello que pretendemos dar a conocer las funciones del Departamento de Suministros como pieza clave en la gestión sanitaria.
BIBLIOGRAFÍA
www.hgucr.es
Elsevier “Mejorando la cadena de suministro en un hospital”- V.G. Aguilar-Escobara, P. Garrido-Vegaa, N. Godino-Gallegob (Búsqueda hecha el 08-01-2020)
Scielo-Revista Española de Salud Pública: “los servicios de suministros de los establecimientos sanitario-s” Rev. Esp. Salud Publica vol.75 no.4 Madrid jul./ago. 2001-Ivan Dacosta Claro (Búsqueda hecha el 08-01-2020)