El auxiliar administrativo en la mejora de identificación de documentos clínicos

Incluido en la revista Ocronos. Vol. V. Nº 12–Diciembre 2022. Pág. Inicial: Vol. V; nº12: 363.8

Autor principal (primer firmante): Samira Benaisa Hassan

Fecha recepción: 10 de diciembre, 2022

Fecha aceptación: 21 de diciembre, 2022

Ref.: Ocronos. 2022;5(12) 363.8

Autores:

  1. Samira Benaisa Hassan
  2. José Romero Mohamed
  3. Laila Abdeselam Mohamed
  4. Elisa María Guillén Rérez
  5. Souad El Hammouti Raiss
  6. Iman El Hammouti Raiss

Introducción

Dentro de la red del Sistema Nacional de Salud existen multitud de soportes informáticos relacionados con las diferentes áreas de la salud, tanto de atención primaria como de especialidades en distintos límites territoriales, atendiendo a las necesidades y características de estas áreas.

Es cierto que las historias clínicas en soporte físico están desapareciendo paulatinamente en los últimos años, por lo que la digitalización y visualización de documentos se ha convertido en la principal fuente de información sobre sanidad.

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Para dificultar la localización de la información, España dispone de bases de datos públicas como el Conjunto Mínimo Básico de Datos (CMBD) que cubren las necesidades básicas de recogida de datos de forma sistemática. Un sistema de información de calidad completo y consistente es una herramienta útil tanto para los profesionales de la salud como para los gerentes.

Por ejemplo, un auxiliar administrativo que necesita tramitar documentos de un departamento o centro a otro lo más rápido posible, ya sea internamente (en una maleta) o físicamente, muchas veces utilizando cualquier tipo de documento, se enfrenta al problema de no saber lo que está haciendo.

Cuando se mueve o se envía, puede llevarse o transportarse a un lugar equivocado o incorrecto con un reconocimiento dudoso. La mayoría de las veces, las personas pierden la mayor parte de su tiempo sin entender si un documento es urgente o está oficialmente completado. En este caso, la coordinación con otros profesionales, principalmente del sector público, es fundamental para la consecución de sus objetivos.

Objetivos

Conocer las funciones del administrativo en la mejora de los documentos.

Metodología

La elaboración de este trabajo se ha realizado mediante la consulta de la literatura, tanto científica como textual, mediante bases científicas y libros bibliotecarios. Se han establecido filtros de búsqueda por años, especialmente actuales. Idioma del texto, tanto en inglés como español. Y acceso completo a los artículos científicos.

Desarrollo

De acuerdo con nuestra metodología, esto implica identificar y visualizar la mayoría de los documentos más comunes que los padres suelen llevar o manejar desde varios puntos de control. Desde los servicios de gestión de casos o documentación clínica, el primer proceso es que un asistente administrativo digitalice los documentos más relevantes, y el segundo paso es utilizar una hoja de cálculo para identificar tipos de documentos y cumplimentaciones con solo hacer clic en un enlace.

El resultado de este proceso se muestra en el siguiente diagrama.

En primer lugar, se debe crear una herramienta informática. Las funciones básicas son:

Cifrar documentos para que a cada tipo se le asigne un número que se asocie automáticamente con la definición, la imagen escaneada real y el espacio administrativo asociado.

En segundo lugar, implementar la herramienta con una capacitación previa mínima en áreas administrativas específicas, y apta para celadores, asistentes administrativos, auxiliares de oficina, telefonistas, etc.

Ampliar sus conocimientos sobre el reconocimiento de documentos y la velocidad de gestión y procesamiento de los mismos.

Utilizar las nuevas tecnologías para ayudarle en su trabajo diario.

Poner este recurso informático a disposición de todos los actores del centro sanitario que lo necesiten, convirtiéndolo en una herramienta homogénea y multidisciplinar.

El gran número de usuarios que visitan diariamente las instituciones médicas, el trabajo ajetreado y la escasez frecuente de personal dificultan la familiarización con diversos materiales clínicos, y el desconocimiento de la documentación estresa a los profesionales. El personal de Servicios Generales y Gestión, especialmente los asistentes administrativos, se han beneficiado soporte informático cuando surjan dudas, facilitando en gran medida la optimización de las inversiones en operaciones, recursos y tiempo. De esta manera ganan autonomía y confianza en su trabajo y conoce bien las nuevas tecnologías.

Bibliografía

  1. APPF. (2018, mayo 29). Funciones de un auxiliar administrativo en Sanidad: Descubre sus competencias. APPF.es | Cursos homologados online. https://www.appf.edu.es/ funciones-auxiliar-administrativo -sanidad-descubre-competencias/