Aplicaciones informáticas del SESPA: “Open Office Base”

Autoras: Rebeca González Arniella, Vanessa González Naranjo

INTRODUCCIÓN:

Es un Sistema de Gestión de Bases de Datos (SGBD) RELACIONAL denominado HSQL (también HyperSQL o HSQLDB).

Si registramos al inicio la base de datos que vamos a crear, quedará a disposición de otros programas.

Base representa la herramienta de bases de datos de OpenOffice a través del cual es posible ALMACENAR conjuntos de datos relacionados, así como mantenerlos y recuperarlos con rapidez y facilidad. Una base de datos es una colección de pedazos de información que se pueden consultar o gestionar desde OpenOffice y que consta de un número de campos que contienen pedazos de información individuales. Generalmente, está compuesta, principalmente, por una serie de tablas y cada una de estas está formada por un grupo de campos.

PRINCIPALES OBJETOS DE UNA BASE DE DATOS:

TABLAS: Nos permiten almacenar la información. Es un conjunto de información acerca de un objeto, cosa o evento, formada por un número fijo de Registros o duplas (filas) y por un número predeterminado de Campos o atributos (columnas).

Para garantizar que cada registro sea único → CLAVE PPAL. o PRIMARIA, una por Tabla (campo o conjunto de campos cuyo valor nunca puede repetirse a través de todas las filas que posea la tabla, actuando de identificador único, de forma que son usados para interrelacionar distintas tablas, por lo tanto, no puede estar nunca vacío). Los registros se almacenan físicamente según el orden de la clave primaria.

Una base está incrustada (no vinculada) cuando está alojada localmente.

Creación de TABLAS

1)Para crear una tabla en modo diseño, se ha de proporcionar para cada campo, como mínimo, el

nombre del campo (lo identificará de forma única) y el tipo de dato, que pueden ser:

Existen otras propiedades, asociadas a cada tipo de dato, que se pueden especificar para describir el campo: descripción, entrada requerida, tamaño, valor predeterminado, valor automático, ejemplo de formato. *Solo ciertos campos de valor numérico (INTEGER y BIGINTEGER) aceptan “valor automático”.

Es importante controlar la extensión del texto, por ejemplo en los datos tipo CHAR y VARCHAR, ya que si no, tendremos problemas para buscarlo en una consulta y despilfarraremos memoria.

Podremos acceder a estas propiedades y cambiarlas siempre que, mediante el menú contextual, le demos a Editar y se nos active la Tabla en Modo de Diseño.

2) Mediante el asistente de tablas, podemos generar la tabla siguiendo los pasos del asistente:

1. Seleccionamos los campos a partir de Tablas muestra de dos tipos de Categorías (Negocios o Personal).

• Establecemos los tipos de campo y formatos: se introduce información sobre el campo.

• Seleccionar la clave primaria. Es posible crear una clave automáticamente, usar un campo existente o definirla como combinación de varios campos.

• Crear tabla.

Relaciones entre TABLAS: Solo entre campos de distintas tablas y que tengan el mismo tipo de dato. Existen 3 tipos de relaciones:

1. Uno a uno: clave primaria con clave primaria [1-1].
2. Uno a varios: es lo más usual y relaciona una clave primaria con una clave extranjera (no primaria) [1-n]
3. Varios a varios: se tiene que convertir en dos relaciones de 1-n. Se ha de generar una tabla intermedia con clave primaria múltiple.

Para crear relaciones: Menú/Herramientas/Relaciones. Se agregan las tablas a relacionar y, bien desplazando un campo de una sobre el campo de la otra, o bien mediante el botón ‘Nueva relación’

o mediante Menú/Insertar/Nueva relación, generamos las relaciones entre ellas, definiendo las opciones de actualización.

CONSULTAS: Nos permiten filtrar la información de una o varias tablas relacionadas entre sí, mediante una solicitud a la base de datos gracias a la cual se puede obtener una HOJA DE RESPUESTAS DINÁMICA. Si tenemos una Consulta ya grabada e introducimos nuevos datos en la Tabla, la Consulta se actualiza al volver a ejecutarla.

Las consultas se realizan mediante el lenguaje SQL.

Creación de CONSULTAS

*En algunos tipos de consultas es posible modificar datos, sin embargo, la información solo se almacena en las tablas.

Al igual que las Tablas, podemos generar una Consulta mediante un asistente o mediante el modo diseño.

Mediante el asistente, deberemos seguir los siguientes pasos:

1. Selección de campo: selección de Tablas y campos sobre los que realizar la consulta (pudiendo seleccionar campos de distintas tablas).

• Orden de clasificación: Cómo queremos ordenar la información de la consulta.

• Condición de búsqueda: Criterios para filtrar la información, todos los criterios a la vez o por separado.

• Detalle o resumen: elegimos si queremos una consulta detallada, la cual nos mostrará todos los registros de la consulta, o una consulta resumida, a través de alguna función de agregado (suma, promedio, mínimo, máximo), que nos devuelva una consulta procesada a partir de los filtros que le hemos puesto.
• Alias: se personalizan los encabezados de las columnas.
• Información general: damos nombre a la consulta.

Mediante la vista diseño, deberemos seguir los siguientes pasos:

• Añadir las tablas: nada más presionar en la opción de la vista diseño, nos aparecerá la ventana de Agregar tabla o consulta.

Podemos realizar la Consulta sobre un o varias Tablas u otra consulta simultáneamente.

• Añadir campos en la parte inferior: al menos ha de haber un campo. Podemos elegirlos del desplegable que aparece en la casilla Campo o clickando dos veces sobre la Tabal agregada. En caso de haber seleccionado dos tablas, han de estar NECESARIAMENTE RELACIONADAS.
• Podemos dar un nuevo nombre al título de cada columna mediante el Alias.
• El campo Tabla aparece de forma automática cuando damos doble click sobre los campos de la tabla añadida. Pero también se puede introducir manualmente.
• En Orden, podemos ordenar ascendente o descendentemente los valores de los campos. En caso de asignar un orden a diferentes campos, la prioridad va de izquierda a derecha.

• Por defecto, todo campo estará Visible, pero podemos ocultarlo desactivando esta casilla.
• Función convertirá la Consulta detallada en una Consulta resumida, de forma que uno de los campos deberá ser Agrupar, y en el resto, se pueden realizar diferentes operaciones matemáticas.

Con Criterio, introducimos las condiciones de búsqueda.

Si se desea introducir un Criterio en un campo tipo si/no, ha de introducirse VERDADERO par los registros que tengan la casilla de verificación marcada y FALSO para el resto.

*Si 2 criterios están en la misma fila, se obliga a cumplir ambos. Si no queremos eso, podemos disponerlos en filas consecutivas, introduciendo “y” u “o”.

FORMULARIOS: Nos permiten mostrar y modificar los datos de las Tablas y puede crearse más de uno para una misma Tabla. Puede tomar varios campos de una tabla o todos, incluso campos de varias tablas o consultas. Las Tablas almacenan la información y los Formularios la recogen, permitiendo la modificación y eliminación de la información. Al cerrar o guardar los formularios, y si las Tablas están cerradas, las Tablas se actualizan.

Sin embargo, si eliminamos un Formulario, los datos siguen vigentes en la Tabla o Consulta asociada al Formulario.

Facilitan así la interacción con el sistema de la base de datos. Suelen realizase mediante el Asistente, aunque también se pueden crear mediante la Vista diseño. OJO: mediante el Asistente, solo podremos usar 1 única Tabla o Consulta.

Mediante el asistente, deberemos seguir los siguiente pasos: al elegir el asistente, se nos abrirá una ventana en primer plano con el asistente y, en segundo plano, el entorno Writer para el diseño y edición de Formularios.

1. Selección de campo: especificaremos la Tabla o Consulta en la que debe basarse el formulario, así como sus campos.
2. Configurar un subformulario: Ha de tratarse de una tabla o consulta relacionada con la principal, o maestra (o se relacionan en el paso 4: Obtener campos combinados).

Sirve para que, dado que una Consulta siempre devuelve la columna de varios (n), para poder usar la parte 1 de la relación, usamos este subformulario.

• Agregar campos de subformulario: Si he introducido un subformulario, se escoge la Tabla o Consulta que necesite, con los campos necesarios.

• Obtener campos combinados: si el subformulario se ha elegido hacer basado en una selección manual de campos en el punto 2, en este punto se han de sincronizar los dos campos que estarán vinculados, uno en la Tabla o Consulta maestra y otro en la subordinada.

• Organizar campos de control: diseño del formulario (Columnas, Hoja de Datos, Bloques o Justificado).

• Establecer entrada de datos: en este punto decidiremos si queremos que solo se puedan introducir nuevos datos (“De entrada”) o si va a mostrar toda la información, pudiendo cambiar los datos, modificarlos y eliminarlos. Podemos restringir los permisos de modificación, borrado adición de nuevos datos.

• Aplicar estilos: apariencia gráfica.
• Establecer nombre.

INFORMES: Solo es posible generarlo a través del asistente, apoyándose en Writer para el diseño de la composición del Informe. Podemos recuperar contenidos de cualquier Tabla, Consulta o Formulario con el fin de presentarlos en una página impresa, no permitiéndonos modificar datos, pero sí mostrar totales y realizar operaciones matemáticas con los datos de los campos y registros que contenga.

Filosofía What You See Is What You Get (WYSIWYG).

Seguiremos los siguientes pasos:

1. Selección de campo: Especificamos Tabla o Consulta y los campos.
2. Campos de etiquetas: definimos nombres (etiquetas) más apropiados para que aparezcan definitivamente en un informe para los distintos campos.
3. Agrupación:

Si queremos clasificar los datos en base a uno de los campos (ej: por intérpretes), agrupamos el campo (Intérprete, en el caso del ejemplo) y lo pasamos a “Agrupaciones”. Los campos que agrupemos, aparecerán ordenados en el siguiente punto.

• Opciones de ordenación:

Intérprete ya está por defecto ordenado, pudiendo ordenar después en función de otros parámetros.

• Selección del diseño:
• Crear informe: además de dar un título al Informe, debemos decidir si este será ESTÁTICO (no mostrará los datos existentes en el momento de su creación) o DINÁMICO (se actualizará automáticamente cada vez que se introduzcan datos nuevos).

CERRAR BASE COMPLETAMENTE:

1) Archivo/Terminar

2) ALT+F4