La nueva administración electrónica en los servicios de Salud: el archivo electrónico único

Incluido en la revista Ocronos. Vol. VI. Nº 1–Enero 2023. Pág. Inicial: Vol. VI; nº1: 52

Autor principal (primer firmante): Sara Prado Fernández

Fecha recepción: 8 de diciembre, 2022

Fecha aceptación: 4 de enero, 2023

Ref.: Ocronos. 2023;6(1) 52
Autora:
Sara Prado Fernández

Categoría: Auxiliar Administrativo

Introducción

La nueva Administración Electrónica implanta un nuevo tipo de archivo, que pasará a denominarse “archivo electrónico único”. El artículo 17 de la ley de Procedimiento Administrativo Común, establece la obligatoriedad de que cada Administración cree un archivo electrónico único en el que se integren los documentos electrónicos de cada procedimiento finalizado.

Al ser esta una legislación de carácter básico y aplicación estatal en vigor, esta reforma está ya operativa afectando a los diferentes servicios de salud, por lo que ha de existir ese archivo electrónico en el que se custodien de forma auténtica e íntegra todos los documentos a lo largo del tiempo, conservándolos para servir a las posibles consultas futuras que pudieran darse.

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Resumen

Desde la entrada en vigor de la ley 39/2015, existe la obligatoriedad de que cada Administración, incluidas las del ámbito sanitario, mantenga un archivo electrónico único de los documentos que correspondan a procedimientos ya finalizados, este archivo deberá, según determina el artículo 17 de la ley, adaptarse a la normativa aplicable, esto es, para lo que concierne a nuestro caso, a la normativa sanitaria.

Esos documentos deberán conservarse en un formato susceptible de garantizar la autenticidad, integridad y conservación del documento, así como la posterior consulta con independencia del tiempo transcurrido desde el momento en que se generen. Por tanto, el fin del archivo no es otro que la accesibilidad a la información una vez el procedimiento relacionado a esta está finalizado.

Hay varias notas determinantes que configuran legalmente el archivo:

Autenticidad: Que supone persistencia a lo largo del tiempo de las características originales del documento, sin que sufra modificaciones y se mantenga, para su consulta, en su forma original.

Integridad: Hace alusión a que el mensaje continúe completo, inalterado, no modificado desde su origen.

Conservación y consulta: La finalidad no es otra que poder gozar del acceso permanente, ya sea como ciudadanos conforme a los los requisitos de la Ley 19/2013, de transparencia y buen gobierno o en condición de interesados, al amparo del artículo 53 de la Ley 39/2015.

Para la configuración de este archivo electrónico, la ley determina que, una vez finalizado el procedimiento administrativo, habrá de transferirse la documentación electrónica resultante, a fin de ser custodiada en ese archivo, el cual será accesible según las habilitaciones que en ese sentido que hagan las leyes procedentes. La eliminación de estos documentos deberá ser autorizada de acuerdo con lo dispuesto en la normativa aplicable a cada caso.

La creación de estos archivos supone la posibilidad de consulta posterior a la finalización de los procedimientos de documentos auténticos, íntegros y conservados que configurarán una base de datos útil accesible tanto por los particulares como la propia institución sanitaria, según el caso, siempre atendiendo a las limitaciones conforme al acceso que se determinan legalmente.

Palabras clave: Autenticidad, integridad, archivo electrónico único, procedimientos finalizados

Conclusiones

La entrada en vigor de la ley 39/2015 supuso la creación del concepto “archivo electrónico único”, que supone la obligatoriedad de cada administración pública de la creación de un archivo electrónico que conglomere todos los documentos electrónicos de procedimientos administrativos ya finalizados. Deberá tenerse en cuenta que estos han de conservarse de forma auténtica, íntegra y que han de conservarse para su consulta por los sujetos habilitados legalmente.

Se indica en la misma ley que, para la creación de este archivo, se derivarán a este todos los documentos de procedimientos finalizados, que solo se podrán eliminar de acuerdo con la normativa aplicable en cada caso, es decir, en el caso del ámbito sanitario habrá de determinarse la eliminación de los archivos conforme a la legislación vigente en materia sanitaria.

Bibliografía

  1. Ley 39/2015, de 1 de octubre, del Procedimiento Administrativo Común de las Administraciones Públicas
  2. Ley 19/2013, de 9 de diciembre, de transparencia, acceso a la información pública y buen gobierno.